Preguntas frecuentes


La firma electrónica es una manera sencilla y legal de obtener el consentimiento o aprobación de documentos o formularios electrónicos. La firma electrónica es legal y se reconoce como legalmente vinculante en la mayoría de países del mundo, como EEUU o los países de la UE, por ejemplo.

Tecalis Signature garantiza que los documentos se firman, se gestionan y se entregan a las partes contratantes de un modo seguro. Tecalis Signature genera también un documento probatorio donde queda registrado el email (tanto del receptor como del remitente), el nombre del documento y el lugar y el momento exacto en que fue firmado. Además, dicho documento probatorio incluye un sello de tiempo generado por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA – Time Stamp Authority) que actúa como tercera parte de confianza, dando total integridad a la documentación. La generación de todas estas evidencias electrónicas aporta validez legal al proceso.

La firma digital es una aplicación específica de la firma electrónica. Una firma digital requiere tener una certificación digital. Los certificados digitales son el componente clave de la tecnología PKI (Public Key Infrastructure) y son emitidos por una autoridad de certificación para ser utilizados en el proceso de firma digital, que proporciona un alto nivel de autenticación, integridad y seguridad para todas las partes. Debido a la infraestructura necesaria para manejar la tecnología PKI, las firmas digitales se utilizan habitualmente en organismos gubernamentales, como ministerios y administraciones públicas, y en industrias reguladas con flujos de trabajo internos, como las farmacéuticas.

El proceso de firma electrónica de Tecalis Signature se rige por las normativas de la Unión Europea (Reglamento eIDAS UE 910/2014), de Estados Unidos (ESIGN Act, 2000 y UETA, 1999), del Reino Unido (UK Electronic Communication Act) y del resto de países miembros de la OMC (Organización Mundial del Comercio), otorgando la validez necesaria para que sea legalmente vinculante.

Tecalis Signature está diseñado para que se pueda leer y firmar electrónicamente documentos desde cualquier dispositivo y en cuestión de minutos, de forma fácil e intuitiva.

Introduce las direcciones de correo electrónico de los firmantes en el orden en que quieres que firmen. Los destinatarios solo tienen que hacer clic en un vínculo y firmar en un navegador con su ordenador o dispositivo móvil. Nuestro sistema de notificaciones avisará en cuanto se haya visualizado o firmado el documento, además de generar alertas automáticas cuando se ha establecido una fecha límite. Todas las partes involucradas reciben una copia segura del documento firmado. Este se almacena junto con el registro de auditoría en Internet o en el lugar que prefieras.

Un usuario es la persona registrada en Tecalis Signature que envía documentos a firmar a través del panel de gestión. Los usuarios pueden acceder a su cuenta a través de la dirección de correo electrónico y contraseña que han dado de alta previamente en el sistema o mediante su cuenta de Google.

Los usuarios de Tecalis Signature disponen de un panel de gestión desde donde pueden consultar y controlar todo el proceso de firma. Desde dicho panel se puede consultar el estado en el que se encuentra cualquier documento que requiera ser firmado (enviado, pendiente de firma o firmado), el histórico de los documentos firmados, el archivo documental y el registro de documentos probatorios generados en cada operación Además, el panel también dispone de un sistema de alertas automatizado para estar informado en todo momento del estado en que se encuentran las solicitudes de firma.

No, solo la persona que envía documentos a firmar tiene que estar registrada en el servicio de Tecalis Signature. Las personas que reciben las peticiones de firma sólo tienen que acceder al documento y firmarlo vía url enviado a su correo electrónico.

El número de documentos a enviar por usuario depende del plan contratado. Cada plan tiene unas características, funcionalidades y número de documentos determinados para firmar. Consulta nuestros paquetes para obtener más información.

Nuestro documento probatorio está diseñado para facilitar la lectura y la localización de las diferentes evidencias electrónicas que recogemos durante el proceso de firma. En el apartado “Información del envío” se detallan las siguientes evidencias electrónicas:

  • Nombre y correo electrónico del emisor.
  • Nombre y correo electrónico del firmante.
  • Nombre del documento enviado a firmar.

  • Reducción de costes: se estima que cada firma en papel le cuesta a las empresas más de 5 euros en gastos asociados, tales como: papel, imprimir, firmar, escanear, archivar y sustituir los documentos perdidos.
  • Ahorro en tiempo: los procesos se demoran días para obtener los documentos firmados, mientras que con la firma electrónica es cuestión de minutos.
  • Mayor control del proceso: a través del panel de gestión de Tecalis Signature puedes consultar y controlar todo el proceso de firma: el estado en que se encuentra el documento (enviado, pendiente de firma o firmado), el histórico de documentos firmados, el archivo documental y el registro de documentos probatorios.
  • Mejora el nivel de tu servicio: el grado de satisfacción de tus clientes mejorará considerablemente gracias al hecho de no tener que instalar ninguna aplicación adicional y a la sencillez de uso que ofrece Tecalis Signature.
  • Ahorro de espacio: la firma electrónica hace innecesaria la existencia de un archivo físico de documentos.
  • Ayuda al medioambiente: la firma electrónica hace posible prescindir del uso de papel. 100 firmas en papel equivalen a: 1081.49 litros de agua, 45.36 kg de madera, 10.89 kg de desechos.

El sellado de tiempo es un mecanismo online que permite garantizar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo. Certifica la identidad de la persona que firma y también la fecha y la hora exactas en la que se realiza la firma. Para garantizar este hecho es necesario utilizar una Autoridad de Sellado de tiempo (TSA – Time Stamp Authority), que actúa como tercera parte de confianza, declarando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora concretos. El sellado de tiempo utilizado por Tecalis Signature está reconocido a nivel internacional, por lo que se puede utilizar en cualquier país o región.

No es necesario instalar aplicaciones adicionales específicas para enviar ni para firmar documentos. La solicitud de firma se realiza a través de tu gestor de correo habitual, sin tener que entrar en plataformas o aplicaciones de terceros, y la persona que firma lo puede hacer desde su dispositivo móvil sin tener que instalar ninguna aplicación extra ya que Tecalis Signature utiliza tecnología cloud, donde podrás acceder a la misma desde cualquier dispositivo y lugar, con solo disponer de internet y un buscador.

Los documentos PDF podrán ser firmados a través de un smartphone o tableta con sistemas operativos Windows Mobile (Microsoft), iOS (Apple) y Android.

No es necesario instalar aplicaciones adicionales específicas para enviar ni para firmar documentos. La solicitud de firma se realiza a través de tu gestor de correo habitual, sin tener que entrar en plataformas o aplicaciones de terceros, y la persona que firma lo puede hacer desde su dispositivo móvil sin tener que instalar ninguna aplicación extra.

Tecalis Signature proporciona los más altos niveles de seguridad y confidencialidad. El acceso a los datos se realiza a través de un canal seguro HTTPS que utiliza un cifrado AES de 256 bits y SSL 256 Bit Encryptionun.

Tecalis Signature genera un documento probatorio con sello de tiempo, emitido por una autoridad certificadora, que asegura que los documentos y las firmas no han sido alterados. Queda registrado el email (tanto del receptor como del remitente), el nombre del documento y el lugar y el momento exacto en que fue firmado. Estos documentos tienen plena validez legal ante un tribunal de justicia, amparándose en el derecho probatorio. Tecalis Signature y todos los documentos se hospedan en instalaciones de tipo II SAS70, que ha obtenido la certificación ISO 27001 e ISO 9001.

No. Podrás darte de baja cuando lo desees desde “Mi cuenta” o poniéndote en contacto con nosotros. Se dará de baja en el plan contratado en el siguiente ciclo de facturación mensuales

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