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La eFactura es un ejemplo de adopción de sistemas electrónicos que se han vuelto fundamentales para optimizar los procesos empresariales y ser competitivo en mercados complejos y cambiantes. Uno de los aspectos relevantes en este contexto de digitalización de procesos y modelo paperless es la facturación electrónica, conocida como eFactura o e-Factura.
En este artículo, exploraremos en detalle este concepto, destacando sus beneficios, la forma en que se implementa y las consideraciones clave que se deben tener en cuenta al adoptar este sistema de eFacturación.
Qué es una e Factura
Una e Factura es un documento tributario electrónico que reemplaza a la tradicional factura en papel y amplía su capacidad de argumentar un acuerdo mercantil. Se trata de un archivo digital generado y transmitido electrónicamente conforme a unas normas concretas, el cual cumple con todos los requisitos legales, técnicos y fiscales establecidos por las autoridades tributarias. A través de la eFactura, se registra y valida la transacción comercial entre un proveedor y un cliente, agilizando los procesos de tramitación y reduciendo por completo el uso de papel e impresión.
En cuanto al uso del término con o sin guion (eFactura, e Factura o e-Factura), hay discrepancias, pero por norma general podemos decir sin problema que son absolutos sinónimos. En algunas ocasiones se confunde con el formato Factura-e o FacturaE, que es un estándar público de España para facturar entre empresas y las administraciones públicas.
De esta forma, una eFactura es una factura electrónica que podremos considerar como tal si esta cumple con los requisitos normativos que marcan las leyes del mercado y la región donde se expide y tramita. Estos suelen ser regulados por las autoridades tributarias o en las leyes de carácter mercantil.
Cómo es una eFactura
La eFactura es un documento tributario que se emite y recibe en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos técnicos y legales establecidos por las autoridades fiscales de cada país. Los requisitos técnicos, especificaciones y tipos de factura electrónica pueden variar según la legislación de cada jurisdicción, por lo que es importante consultar las normativas específicas del país en cuestión. Sin embargo, a continuación vamos a proporcionar una visión general de los requisitos comunes y los tipos de factura digital.
Requisitos técnicos comunes:
- Firma electrónica: Las e-Facturas deben contar con una firma digital válida, que garantice la autenticidad e integridad del documento con sellado de tiempo validado por un eIDAS QTSP (Qualified Trust Services Provider).
- Certificado digital: Es necesario contar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida para realizar la firma digital. Plataformas como tecalis permiten insertar certificados digitales en facturas y cualquier tipo de documentación comercial similar.
- Formato estructurado y legible: La factura electrónica para considerarse como tal en muchos ámbitos debe estar estructurada en un formato específico y legible tanto por personas como por programas informáticos, generalmente basado en estándares como XML (eXtensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation).
Identificación electrónica: Tanto el emisor como el receptor de la e-Factura deben contar con una identificación electrónica única, que puede ser un número de identificación fiscal o un código específico asignado por la autoridad tributaria. Pueden utilizarse métodos de verificación de identidad KYC y Know Your Business para dar aún más respaldo y garantías a todo el proceso.
Sobre las plataformas de e-Facturas
Hay distintos tipos de plataformas para gestionar las facturas digitales. Desde aquellas basadas en firma electrónica, programas como Facturae, pasando por aplicaciones gratuitas de partners RegTech.
Cada una de estas plataformas funciona de una forma diferente y presenta interfaces con unas u otras funcionalidades. Más allá de la gestión documental, que puede hacerse en sistemas de almacenamiento de archivos de la compañía (como Google Drive, Dropbox o servidores propios), los aspectos que más deben tenerse en cuenta son aquellos que estén vinculados a la validez jurídica y legal de las facturas en sí mismas. Es lo más importante y complejo de conseguir, ya que podemos encontrar muchos softwares de gestión documental y facturas que son muy útiles en cuanto a la creación de las facturas en sí pero que no les aportan ningún tipo de respaldo legal.
Tipos de factura electrónica básicos
- Factura electrónica estándar: Es el tipo más común de factura electrónica, que cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos por las autoridades fiscales. Contiene todos los datos necesarios para la facturación y el cumplimiento tributario.
- Factura electrónica simplificada: Algunas legislaciones permiten la emisión de facturas electrónicas simplificadas para transacciones de menor cuantía. Estas facturas tienen menos requisitos y contienen información básica sobre la operación.
- Otros tipos específicos: Dependiendo de la legislación fiscal, pueden existir otros tipos de facturas electrónicas, como las notas de crédito, las notas de débito o las facturas rectificativas, que se utilizan para corregir o modificar facturas previamente emitidas.
Recuerda que esta información es general y los requisitos técnicos, especificaciones y tipos de factura electrónica pueden variar en cada país. Por lo tanto, es importante consultar la normativa específica del país donde se desea emitir o recibir facturas electrónicas.
Para más información concreta sobre todos los tipos de e-Facturación con sus formatos técnicos y su funcionamiento visita en nuestro blog el primer artículo “Factura electrónica: qué es, cómo hacerla y cuándo será obligatoria”.
e-Factura obligatoria por ley: Crea y Crece
La recientemente aprobada Ley Crea y Crece ha generado un gran impacto en el ámbito de la eFactura y la lucha contra la morosidad comercial en España. Esta legislación, cuya entrada en vigor está programada para el periodo 2023-2024, busca fomentar la digitalización y mejorar el entorno empresarial del país.
La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de emitir y recibir e-Factura para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Esta medida tiene como objetivo principal agilizar y simplificar los procesos de eFacturación, reduciendo el uso de papel y los costes asociados a la gestión documental. Además, la e Factura permite una mayor trazabilidad y seguridad en las transacciones comerciales.
Otro aspecto destacado de esta ley es la lucha contra la morosidad comercial. Se establecen plazos de pago máximos para evitar retrasos injustificados en los pagos entre empresas, especialmente las pequeñas y medianas. Estos plazos se acortan considerablemente respecto a la normativa anterior, lo que beneficiará la liquidez de las empresas y contribuirá a un entorno de negocios más equitativo.
La digitalización de la facturación y el combate a la morosidad comercial representan un impulso significativo para la creación y el crecimiento de las empresas en España. Al adoptar la e Factura, las compañías podrán optimizar sus procesos administrativos, mejorar la eficiencia y reducir los costos operativos. Asimismo, la reducción de la morosidad promoverá la confianza y la estabilidad en el entorno empresarial, fomentando así la inversión y la generación de empleo.
En resumen, la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece representa un avance importante hacia la digitalización de la facturación y el fortalecimiento del tejido empresarial en España. La obligatoriedad de la factura electrónica y la lucha contra la morosidad comercial contribuirán a un entorno de negocios más eficiente, equitativo y sostenible, beneficiando a las empresas de todos los tamaños y sectores.
eFacturas: cómo hacerlas correctamente
Para hacer correctamente una e-Factura, es importante seguir los siguientes pasos para crear todos los campos que debe llevar e incluir las características técnicas que la hagan válida:
- Identificación del emisor y receptor: Incluye los datos completos del emisor de la factura (nombre o razón social, dirección fiscal, número de identificación fiscal, etc.) y los datos del receptor (nombre o razón social, dirección fiscal, número de identificación fiscal, etc.).
- Número y fecha de emisión: Asigna un número único a la factura y especifica la fecha en la que se emite.
- Descripción detallada de los productos o servicios: Enumera de manera clara y precisa los productos o servicios proporcionados, incluyendo su cantidad, precio unitario, y cualquier otro dato relevante como descuentos o impuestos aplicables.
- Cálculo de importes: Calcula el importe total a pagar, incluyendo el subtotal de los productos o servicios, impuestos (como el IVA) y cualquier otro cargo adicional.
- Forma y plazo de pago: Indica las condiciones de pago, como la forma de pago aceptada (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.) y el plazo máximo para realizar el pago.
- Inclusión de datos adicionales: Dependiendo de la legislación local, es posible que debas incluir otros datos en la factura, como el número de registro mercantil, el código de actividad económica, o cualquier otro requisito específico.
- Firma y certificación: Algunos países o sistemas de facturación electrónica requieren una firma digital o certificado electrónico para validar la autenticidad de la factura. Asegúrate de cumplir con los requisitos establecidos en tu país.
- Envío y almacenamiento: Envía la factura electrónica al receptor utilizando los canales de comunicación acordados previamente, como el correo electrónico o un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI). Además, guarda una copia de la factura en formato electrónico para futuras referencias o auditorías.
Plataformas de eFacturación como la CNMC
La eFactura de la CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia) se refiere al proceso de emisión y recepción de e-Facturas en formato electrónico por parte de los proveedores y contratistas que tienen relación comercial con la CNMC en España. La CNMC es un organismo encargado de regular y supervisar los mercados y sectores económicos en el país. A continuación, se explica cómo funciona la plataforma de e-Factura CNMC:
La CNMC ha establecido la obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas para todos los proveedores y contratistas que realicen transacciones comerciales con este organismo. Esta medida tiene como objetivo fomentar la eficiencia, agilidad y reducción de costos en los procesos de facturación. Siguiendo los pasos de la Ley Crea y Crece, a la que hay que irse adaptando pero que ha dado unos años de periodo de adaptación, hay organismos como estos que ya lo exigen.
Las facturas electrónicas de la CNMC deben cumplir con los formatos y estándares definidos por este organismo. Generalmente, se utiliza el formato XML (Extensible Markup Language) estructurado según el esquema de factura electrónica establecido por la CNMC. La CNMC suele proporcionar una plataforma o sistema electrónico específico para el intercambio de facturas electrónicas en su propia web. Los proveedores y contratistas deben registrarse en esta plataforma y utilizarla para enviar y recibir las facturas correspondientes.
Una vez recibidas las e-Facturas, la CNMC procederá a su procesamiento y validación. Esto puede incluir la verificación de la autenticidad de la factura, la comprobación de la coherencia de los datos y su integración en los sistemas internos de la CNMC. Una vez validadas, las facturas electrónicas serán consideradas para el proceso de pago correspondiente. La CNMC realizará el pago de acuerdo con los plazos establecidos y las condiciones acordadas en los contratos.
Es importante tener en cuenta que los procedimientos y requisitos específicos pueden variar según las políticas y normativas vigentes en la CNMC. Por lo tanto, es recomendable consultar la información oficial de la CNMC y seguir las directrices proporcionadas por este organismo para emitir y gestionar las facturas electrónicas correctamente.
Qué es eFact
eFact o e-Fact es el sistema de facturación electrónica utilizado por el Punto General de Facturas Electrónicas de Administraciones Públicas de Cataluña. En el ámbito de la administración pública de Cataluña, el sistema ha revolucionado la gestión de las transacciones comerciales. Esta innovadora plataforma ha agilizado los procesos administrativos, mejorando la eficiencia y la transparencia en la emisión y recepción de eFacturas.
Aunque se confunde con el término eFactura por motivos evidentes, son dos cosas muy diferentes. A través de eFact, las empresas proveedoras pueden enviar de manera electrónica sus facturas a cualquiera de las entidades gubernamentales de Cataluña, simplificando así los trámites administrativos y optimizando los procesos de pago.
La historia de eFact se remonta a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público de Cataluña. Esta ley estableció las bases para la implementación de un sistema de facturación electrónica en las administraciones públicas catalanas, con el objetivo de promover la eficiencia, la transparencia y la reducción del uso del papel.
Desde entonces, se han llevado a cabo diversas actualizaciones y mejoras en eFact, con el fin de adaptarse a las necesidades cambiantes de la administración pública y de los proveedores, incluyendo los nuevos estándares y haciendo compatibilidades con formatos estatales como Facturae 3.4. Estas actualizaciones también han incorporado nuevas funcionalidades, como la integración con otros sistemas de gestión financiera y la interoperabilidad con otros puntos generales de factura electrónica en España.
Los proveedores deben enviar sus facturas a través de una plataforma en línea, utilizando un formato XML estándar definido por el Punto General de Facturas Electrónicas de Cataluña. Estas facturas son validadas y procesadas por el sistema, que verifica la autenticidad y la integridad de los datos.
Una vez validadas, las facturas electrónicas se envían a las diferentes entidades gubernamentales correspondientes para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, se inicia el proceso de pago, y el proveedor recibe la confirmación de que la factura ha sido aceptada y se procederá al pago en los plazos establecidos.
El sistema eFact, o e-Fact, del Punto General de Facturas Electrónicas de Administraciones Públicas de Cataluña es un buen ejemplo de cómo la e-Factura ha transformado la gestión de la facturación en el ámbito de la administración pública pero también en las empresas privadas. Gracias a su implementación, se ha logrado agilizar los procesos, reducir costes y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales. Sin duda, eFact ha sido un paso importante hacia la modernización y digitalización de los procesos administrativos en toda Cataluña.
