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En la era de la transformación digital, el concepto de “oficina sin papeles” ha pasado a ser una necesidad estratégica. Pero para que una empresa pueda deshacerse de sus archivos físicos de forma segura y legal, necesita un proceso que garantice que las copias digitales tengan la misma validez que sus originales en papel. Esto es lo que denominamos digitalización certificada.
La digitalización certificada es un marco legal y tecnológico regulado por la AEAT, que permite a las organizaciones convertir facturas, contratos, albaranes y otros documentos críticos en archivos digitales inalterables y auténticos. Este cambio no sólo libera espacio físico, además proporciona niveles de eficiencia y seguridad nunca vistos.
En este artículo analizaremos en detalle qué es la digitalización certificada, cómo funciona, cuáles son sus beneficios, el marco legal que la regula, los requisitos técnicos que debe cumplir y cómo implantarla en tu empresa para cumplir con la normativa.
¿Qué es la digitalización certificada y por qué es importante?
La digitalización certificada es el proceso de conversión de documentos en papel a formato digital garantizando su autenticidad, integridad e inalterabilidad, de modo que las versiones electrónicas sean legalmente equivalentes a los originales físicos. No se trata de crear una copia de referencia, sino de generar un sustituto legalmente reconocido del documento físico.
La clave de este proceso reside en su capacidad para garantizar la integridad y autenticidad de la copia digital mediante el uso de mecanismos criptográficos, como la firma electrónica avanzada, y la utilización de un software homologado por la AEAT. Para hacer esto se utilizan tecnologías propias de los proveedores de servicios de confianza inscritos en la Unión Europea y en otros organismos homólogos para poder certificar este proceso.
Es esta garantía de inalterabilidad lo que confiere al proceso su principal valor estratégico: la capacidad de proceder a la destrucción legal del documento en papel original.
En España, este procedimiento está regulado principalmente por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT, que establecen los requisitos que deben cumplir los sistemas y software utilizados.
Fundamento legal y diferencia con un escaneado
La diferencia entre un documento escaneado y una copia digitalizada certificada es enorme desde una perspectiva legal. Un escaneo simple genera una imagen digital sin valor probatorio intrínseco. Por el contrario, una copia digitalizada certificada es una construcción jurídica cuya validez emana del cumplimiento estricto de un proceso definido por la legislación española y europea.
Los pilares legales que sustentan este proceso son:
- Orden EHA/962/2007: la normativa fundacional que define y regula específicamente el proceso para la digitalización certificada de facturas y documentos sustitutivos. Define el proceso como "la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir".
- Ley 39/2015 y Ley 40/2015: estas leyes establecen el marco general para el procedimiento administrativo y el régimen jurídico del sector público, reconociendo y regulando el uso de la firma electrónica como mecanismo para garantizar la integridad y autenticidad en las interacciones electrónicas.
Beneficios de la digitalización certificada: ahorro, eficiencia y cumplimiento
La adopción de un sistema de digitalización certificada genera un impacto positivo y medible en múltiples áreas de la empresa:
- Ahorro de costes directos e indirectos: la ventaja más inmediata es la drástica reducción de la necesidad de espacio físico de almacenamiento, eliminando los costes asociados a archivos, o alquiler de locales, sumado al ahorro en consumibles como papel y tinta. Indirectamente, se produce un ahorro significativo en horas de trabajo, ya que los empleados dejan de dedicar tiempo a tareas como archivar.
- Incremento exponencial de la eficiencia y la productividad: poder recuperar cualquier documento en segundos, mediante búsquedas inteligentes transforma los flujos de trabajo. Esta agilidad se multiplica cuando el sistema se integra con el software de contabilidad o el ERP de la empresa, automatizando procesos como la contabilización de facturas.
- Seguridad y cumplimiento normativo reforzados: el proceso garantiza el cumplimiento de las normativas de la AEAT. Mitiga el riesgo de pérdida o deterioro de documentos críticos debido a siniestros como incendios, inundaciones o un simple extravío. En ciberseguridad, el uso de firmas electrónicas y sellos criptográficos impide la modificación no autorizada de los documentos, creando un archivo digital a prueba de manipulaciones.
- Mejora en la toma de decisiones estratégicas: el acceso instantáneo a información financiera y operativa precisa y fiable permite a los directivos tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.
El efecto acumulativo de estos beneficios constituye una fuente de ventaja competitiva al dotar a la organización de una mayor agilidad operativa. Este ahorro permite una reasignación de recursos, desde tareas administrativas repetitivas hacia actividades de mayor valor, como el análisis de datos o la planificación financiera.
El resultado es una empresa capaz de reaccionar con mayor celeridad a los cambios del mercado, cerrar sus libros contables más rápido y agilizar procesos como la incorporación de clientes.
El proceso de digitalización certificada: pasos para garantizar validez legal
Un proceso de digitalización certificada homologado sigue una secuencia de fases ininterrumpida y auditable, donde la tecnología garantiza la integridad en cada etapa. Herramientas avanzadas como las soluciones de Tecalis automatizan este flujo para ofrecer la máxima eficiencia y seguridad:
- Captura de la imagen: el primer paso consiste en obtener una imagen digital de alta calidad del documento en papel. Esto se realiza mediante escáneres que cumplen con los estándares de resolución y calidad definidos por la normativa.
- Procesamiento y extracción de datos (OCR - Reconocimiento Óptico de Caracteres): una vez capturada la imagen, el software homologado la procesa. Tecnologías como el OCR juegan un papel fundamental. Herramientas como Tecalis OCR analizan la imagen y extraen automáticamente los datos clave del documento (NIF, número de factura, fecha, etc.), minimizando la entrada manual de datos y los errores asociados.
- Generación de metadatos y fichero indexado: el sistema utiliza los datos extraídos para generar un conjunto de metadatos estructurados. Este "fichero de índices" debe contener todos los campos obligatorios que exige la normativa fiscal y contable.
- Aplicación de firma electrónica y sello de tiempo: el paso crucial que "certifica" el documento. Se aplica una firma electrónica avanzada sobre la imagen digital y sus metadatos asociados. Esta firma actúa como un sello criptográfico que garantiza dos principios fundamentales: la autenticidad (quién realizó el proceso) y la integridad (no ha sido modificado). Simultáneamente, se aplica un sello de tiempo cualificado que acredita el momento exacto en que se realizó la digitalización.
- Almacenamiento seguro y gestión documental: el archivo digital, junto con su firma y metadatos, se almacena en una base de datos documental segura y organizada. Soluciones como Tecalis Sign no sólo gestionan el proceso de firma, sino que también actúan como un archivo digital seguro, permitiendo la custodia, gestión y consulta de los documentos con plenas garantías legales y una trazabilidad completa de todas las acciones realizadas sobre ellos.
Requisitos de un software de digitalización certificada con homologación AEAT
Para que un software pueda ser utilizado en un proceso de digitalización certificada, debe obtener la homologación de la AEAT. Este proceso verifica que la herramienta cumple con las especificaciones técnicas concretas, detalladas en la Resolución de 24 de octubre de 2007.
Los requisitos incluyen:
- Calidad de imagen y formatos estándar: el software debe garantizar una resolución mínima para asegurar que la copia es fiel e íntegra. Además, solo se permite el uso de formatos de fichero estándar que aseguren la interoperabilidad y la preservación a largo plazo, como ISO 19005 (PDF/A), PNG, o PDF 1.4.
- Firma electrónica avanzada: se debe incorporar obligatoriamente una firma electrónica avanzada o cualificada, basada en un certificado digital reconocido, para sellar cada documento digitalizado.
- Huella digital (hashing): a nivel técnico, la integridad se garantiza mediante funciones hash. Se crea una "huella digital" única para cada fichero. Cualquier mínima alteración en el documento produciría una huella completamente diferente.
- Base de datos documental estructurada: el sistema debe organizar los documentos en una base de datos que permita el acceso completo, la consulta en línea y la búsqueda selectiva por cualquiera de los campos de datos obligatorios en los libros de registro de facturas.
- Proceso de homologación formal: el desarrollador del software debe presentar ante la AEAT una solicitud formal que incluye una declaración responsable, una descripción técnica y un informe de auditoría emitido por una entidad independiente que certifique que el software cumple con todos los requisitos normativos.
Con el uso de tecnologías de huella digital, certificación y firma electrónica como Tecalis Sign, los sistemas de digitalización certificada pueden realizar este proceso con plena validez legal.
La AEAT mantiene un listado público de software de digitalización certificada homologado. Esto ofrece a las empresas la tranquilidad de que, si usan una de estas soluciones, estarán cumpliendo la normativa. Proveedores como Tecalis cuentan con homologaciones y actualizaciones constantes para adaptarse a cambios regulatorios.
Obligatorio: la destrucción de papel original legal y segura
Uno de los aspectos más relevantes de la digitalización certificada es que habilita la destrucción de los documentos físicos. Este paso debe hacerse de forma controlada y documentada para evitar riesgos legales.
La AEAT exige que, una vez verificado que el documento digital cumple con los requisitos de integridad y autenticidad, se proceda a la destrucción del original en papel para evitar duplicidades y fraudes.
El objetivo es garantizar que solo exista una copia válida, evitando confusiones en auditorías y asegurando que la copia digital es el único documento con valor probatorio.
Casos de uso más comunes por sectores: facturas, albaranes, nóminas, etc.
La aplicación de la digitalización certificada abarca múltiples departamentos y procesos, demostrando su versatilidad y su capacidad para resolver problemas críticos de negocio:
- Departamento financiero y contable: es el principal ámbito. La digitalización certificada de facturas de proveedores permite su importación y contabilización automática en los sistemas ERP, la gestión de tickets y recibos para informes de gastos, y el archivo legal de las facturas de venta emitidas.
- Logística y cadena de suministro: la digitalización de albaranes o notas de entrega es un caso de uso de alto impacto. Un transportista puede recoger la firma manuscrita en el albarán en papel, digitalizarlo de forma certificada en el acto y transmitirlo a la central.
- Recursos humanos: la digitalización certificada de contratos de trabajo, nóminas firmadas, partes de baja, onboarding de empleados y otros documentos del expediente del empleado garantiza un archivo seguro, confidencial y conforme a la normativa de protección de datos y laboral.
- Departamento legal y de compras: la conversión de contratos firmados, acuerdos de confidencialidad, órdenes de compra y otros documentos legales a un formato digital certificado asegura su preservación a largo plazo y facilita su rápida localización en caso de litigio o auditoría.
- Sector sanitario: con una regulación extremadamente estricta, la digitalización certificada de historiales médicos, consentimientos informados y documentación administrativa garantiza la integridad, confidencialidad y acceso rápido a la información del paciente.
El hilo conductor que une todos estos casos de uso es que se aplican a "documentos de registro": aquellos que tienen un valor intrínseco y que requieren un nivel máximo de confianza y auditabilidad. No se trata de digitalizar correspondencia general, sino de proteger los documentos que sirven como prueba de una transacción, una obligación o un derecho.
Cómo integrar la digitalización certificada en tu empresa
La digitalización certificada alcanza su máxima expresión cuando deja de ser un archivo aislado y se integra plenamente en el ecosistema tecnológico de la empresa, principalmente con los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y de Gestión y Procesamiento Documental (DMS).
- Integración con ERP: un sistema de digitalización certificada debe comunicarse de forma nativa con el ERP de la compañía. Esta conexión permite, por ejemplo, que al digitalizar una factura de proveedor, los datos extraídos por el OCR se envíen directamente al módulo de contabilidad del ERP para su validación y pago. Esto habilita la automatización de procesos complejos sin intervención humana.
- Integración con gestores documentales (DMS): el proceso actúa como la puerta de entrada segura y legal a un sistema de gestión documental más amplio. Herramientas como Tecalis Sign no solo funcionan como una plataforma para la firma electrónica, sino también como un archivo digital de alta seguridad. Al actuar como un Tercero de Confianza, estas plataformas permiten almacenar los documentos digitalizados y certificados, gestionando su ciclo de vida, controlando los permisos de acceso y manteniendo una traza de auditoría completa de cada consulta o acción.
La integración de estos sistemas crea una única fuente de verdad para datos y documentos de la empresa. Transforma la digitalización en un motor de inteligencia de negocio en tiempo real. Cuando los datos de una factura se capturan, certifican e introducen en el ERP casi instantáneamente, la visión financiera de la empresa se actualiza al minuto. La planificación financiera deja de basarse en informes de cierre de mes para apoyarse en datos vivos y precisos.
¿Quién puede digitalizar y qué requisitos debe cumplir?
La normativa establece que el proceso de digitalización certificada puede ser llevado a cabo por dos actores principales, que son el obligado tributario (la empresa), o bien puede hacerlo un prestador de servicios como Tecalis. Independientemente de la opción elegida, lo que debemos tener claro es que el requisito indispensable para la UE y la AEAT es tener el software debidamente homologado para el proceso.
Optar por un proveedor de servicios especializado como Tecalis ofrece ventajas significativas, ya que este asume la carga de adquirir y mantener el software homologado, gestionar la infraestructura tecnológica, mantenerse al día de los cambios normativos y garantizar que el proceso se ejecuta con la máxima calidad y seguridad, liberando a la empresa de esta compleja responsabilidad.
Dentro del ecosistema de proveedores, existe una categoría que ofrece el máximo nivel de seguridad jurídica y confianza: el QTSP o Prestador Cualificado de Servicios de Confianza.
Un QTSP es una persona física o jurídica que ha sido certificada por un organismo de supervisión nacional para prestar servicios de confianza cualificados bajo el estricto marco del Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS. Este reglamento crea un marco europeo común para la identificación electrónica y los servicios de confianza, asegurando que operen de forma segura, fiable y con pleno reconocimiento legal en todos los estados miembros de la UE.
Los servicios que ofrece un QTSP, como Tecalis, incluyen:
- Expedición de certificados cualificados para firmas y sellos electrónicos.
- Servicios de validación de firmas y sellos cualificados.
- Servicios de sellado de tiempo cualificado.
- Servicios cualificados de conservación de firmas, sellos y documentos electrónicos.
Normativa: Orden EHA/962/2007 y otros marcos regulatorios
Como hemos comentado anteriormente, es el pilar legal de la digitalización certificada en España, que regula tanto las condiciones para que los documentos puedan conservarse, como los requisitos del software.
A nivel europeo, el Reglamento eIDAS (910/2014) establece el marco para las firmas electrónicas, sellos digitales y servicios de confianza. En España, la Ley 6/2020, adapta eIDAS al ordenamiento interno y refuerza la seguridad jurídica de estos procesos.
¿Es lo mismo que Verifactu? Aclarando conceptos
Una duda común es si la digitalización certificada es lo mismo que Verifactu, el sistema de facturación veraz que entrará en vigor de forma obligatoria en España. La respuesta es no, son conceptos complementarios pero diferentes.
Mientras que Verifactu se centra en la emisión de facturas en tiempo real, garantizando que los registros de facturación enviados a la AEAT son veraces e inalterables, la digitalización certificada se centra en la conservación y sustitución de documentos en papel por copias digitales.
En conclusión, la digitalización certificada es un requisito estratégico para empresas que quieren cumplir la normativa, ganar eficiencia y avanzar hacia la oficina sin papel.
Adoptar soluciones tecnológicas avanzadas, como las ofrecidas por Tecalis, permite a las empresas digitalizar sus facturas, albaranes, nóminas y contratos de manera certificada, sellar electrónicamente cada documento y eliminar el papel con tranquilidad jurídica.
