Todo sobre Verifactu: qué es y cómo facturar con el nuevo método

La digitalización de los procesos fiscales en España da un paso más con la llegada de Verifactu, un nuevo sistema de emisión de facturas verificables que transformará la manera en que empresas y autónomos gestionan su facturación. Impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), este sistema no es solo una nueva obligación, sino una herramienta estratégica en la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida. Su implementación, regulada por el Real Decreto 1007/2023, marca un antes y un después en la transparencia y el control tributario.

Este artículo es una guía completa y detallada para entender a fondo qué es Verifactu, cómo funciona, a quién afecta y cómo adaptar tu negocio a esta nueva realidad para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones. Analizaremos desde los fundamentos legales del Reglamento Verifactu hasta los detalles técnicos del "Sistema de Emisión de Facturas Verificables", incluyendo el crucial papel del código QR. Si eres empresario o profesional, esta información es fundamental para el futuro de tu negocio.

¿Qué es Verifactu y cómo afecta a tu facturación?

Verifactu es la denominación que recibe el sistema y formato que regula los requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En esencia, se trata de sistemas que, en el momento de emitir una factura digital, generan un registro informático que puede ser remitido de forma segura y, en algunos casos, automática a la AEAT.

El objetivo principal del sistema Verifactu es acabar con el llamado "software de doble uso", programas que permitían a algunas empresas ocultar una parte de sus ventas y, por tanto, evadir impuestos. Con Verifactu, cada factura emitida deja una huella digital verificable por Hacienda.

Esto afecta directamente a la operativa diaria de cualquier negocio. Ya no bastará con utilizar cualquier programa de facturación; será obligatorio que este software cumpla con los estándares técnicos y legales definidos en la normativa. El cambio más visible para el cliente será la inclusión de un código QR en todas las facturas, que permitirá verificar su autenticidad.

Reglamento Verifactu: Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023

La base legal de Verifactu se encuentra en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta ley modificó el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, estableciendo la obligación para productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos de facturación de garantizar los principios de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Para desarrollar esta previsión legal, se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, documento clave que detalla todas las especificaciones técnicas y funcionales que los software de facturación deben cumplir. Es importante también entender que la Ley Crea y Crece de Facturación Electrónica ha afectado también a cómo entendemos las facturas hoy en día en España.

El reglamento no solo define las características del software, sino que también establece las obligaciones para los desarrolladores, quienes deberán presentar una declaración responsable asegurando que sus programas cumplen con la normativa.

Objetivos y beneficios del sistema Verifactu, para AEAT y cómo afecta a contribuyente y empresas

Aunque la implementación de un nuevo sistema puede parecer una carga administrativa, Verifactu persigue objetivos claros y aporta beneficios tanto para la Administración como para el tejido empresarial.

Para la AEAT:

• Lucha contra el fraude fiscal: es el objetivo primordial. Al tener un registro en tiempo real de las operaciones, se dificulta la ocultación de ingresos y la manipulación de la contabilidad.
• Mayor control y trazabilidad: permite a la AEAT seguir el rastro de las transacciones comerciales de manera más eficiente, facilitando las labores de inspección.
• Automatización y eficiencia: la estandarización de los formatos de los registros de facturación agiliza el procesamiento de la información y reduce la necesidad de requerimientos manuales.
• Mejora de la asistencia al contribuyente: con la información disponible, la AEAT podrá ofrecer a los contribuyentes borradores de declaraciones más completos y precisos, simplificando el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

Para los contribuyentes y empresas:

• Simplificación de obligaciones: al remitir los datos a la AEAT, se facilitará la confección de los libros registro de IVA y otros modelos tributarios, reduciendo el riesgo de errores.
• Seguridad jurídica: utilizar un sistema certificado garantiza que se está cumpliendo con la normativa vigente, evitando posibles sanciones y adaptándose a los nuevos formatos de factura electrónica.
• Transparencia comercial: la factura verificada aporta una mayor garantía de autenticidad frente a los clientes. Cualquiera que reciba una factura podrá comprobar su validez escaneando el código QR.
• Digitalización y modernización: impulsa la adopción de herramientas digitales avanzadas, lo que deriva en una mejora de la eficiencia y la productividad general de la empresa.
• Competencia leal: al reducir la economía sumergida, se promueve un mercado más justo donde todas las empresas compiten en igualdad de condiciones.

¿Cómo funciona Verifactu? El proceso técnico de la factura verificable

Entender el funcionamiento técnico de Verifactu es clave para comprender su alcance. El proceso se basa en la interacción entre el software de facturación del empresario, la seguridad criptográfica y los sistemas de la AEAT. El flujo general es el siguiente:

• Creación de la factura: el usuario introduce los datos de la transacción en su software Verifactu.
• Generación del registro de facturación: al expedir la factura, el sistema no solo genera el documento para el cliente, sino también un "registro de facturación de alta". Este registro contiene todos los datos de la factura en un formato XML estandarizado. Similar a lo que conocemos como e-Factura.
• Aplicación de medidas de seguridad: para garantizar la inalterabilidad y la integridad, el software aplica dos mecanismos criptográficos clave: Encadenamiento de registros, de modo que si se altera el registro, se rompe la cadena y Firma electrónica, garantizando la autenticidad de su origen.
• Emisión de la factura al cliente: la factura que se entrega al cliente debe incluir el código QR y, en algunos casos, la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU". No hay que confundirlo con el formato Facturae. 
• Remisión a la AEAT (opcional): los sistemas Verifactu permiten el envío inmediato de los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Si una empresa opta por esta modalidad, su sistema se comunicará directamente con Hacienda cada vez que emita una factura, enviando el registro XML firmado. Las empresas que no opten por el envío inmediato deberán conservar los registros íntegros y seguros para ponerlos a disposición de la AEAT cuando sean requeridos.

Hay soluciones empresariales gratuitas como por ejemplo Tecalis Factura Electrónica que permiten crear facturas con este formato y conectar con la AEAT y el sistema Verifactu automáticamente y de forma más sencilla que haciéndolo desde la web de la AEAT (que es compleja y ruda). Sólo necesitas subir tu certificado digital de empresa en Tecalis Sign.

Requisitos del sistema Verifactu: el "Sistema de Emisión de Facturas Verificables"

Un software, para ser considerado un "Sistema de Emisión de Facturas Verificables" conforme al Real Decreto 1007/2023, debe cumplir una serie de requisitos técnicos muy estrictos. No se trata solo de añadir un QR; la arquitectura del programa debe estar diseñada para asegurar la inviolabilidad de los datos.

Los elementos clave son:

• Integridad e inalterabilidad: el sistema debe garantizar por diseño que, una vez expedida una factura, su registro no puede ser alterado. Cualquier modificación posterior (como una anulación o rectificación) debe generar un nuevo registro que haga referencia al original, manteniendo siempre la trazabilidad.
• Trazabilidad: debe ser posible seguir la secuencia completa de todas las facturas emitidas. Esto se logra mediante el encadenamiento de los registros, mencionado anteriormente.
• Firma electrónica: el sistema debe ser capaz de firmar cada registro de facturación con un certificado electrónico cualificado. Esto asegura que nadie pueda repudiar la autoría de una factura.
• Registro de eventos: el software debe registrar automáticamente ciertos eventos, como el arranque del sistema, la parada, la entrada o salida de usuarios o los intentos de modificación no autorizados. 
• Comunicación con la AEAT: para los sistemas que operen en la modalidad "Verifactu" (con envío de datos), el software debe ser capaz de establecer una comunicación segura con los servidores de la AEAT para remitir los ficheros XML en tiempo real.
• Generación del código QR: el programa debe generar un código QR con un formato y contenido específicos.

El QR en las facturas verificadas: qué información contiene y su importancia para la trazabilidad de la factura

El código QR es el elemento más visible de Verifactu y juega un papel fundamental, siendo una puerta de acceso a la verificación de la factura. Al escanearlo con un dispositivo móvil, el receptor de la factura puede comprobar instantáneamente su validez.

La información que contiene el código QR es precisa y está estandarizada:

• NIF del emisor.
• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición.
• Importe total de la factura.
• Identificador del sistema de facturación.
• Datos técnicos del hash encadenado.

Cuando un usuario escanea el código QR, su dispositivo es redirigido a una página segura de la AEAT. En esta página, la Agencia confirmará si ha recibido un registro de facturación que coincide con los datos del QR.

• Si la empresa utiliza un sistema Verifactu con remisión de datos: la AEAT podrá confirmar que la factura ha sido declarada correctamente. Esto se puede conectar automáticamente con aplicaciones como Tecalis Sign y Tecalis Factura Electrónica.
• Si la empresa utiliza un sistema que no remite los datos automáticamente: la AEAT confirmará que los datos del QR son consistentes y técnicamente válidos según el reglamento, aunque no podrá confirmar su recepción.

La importancia de este código es triple:

1. Aporta confianza al receptor: permite a cualquier cliente asegurarse de que la factura que ha recibido es legal.
2. Facilita la inspección: un inspector puede escanear varias facturas al azar y detectar irregularidades.
3. Fomenta el control social: incentiva que los propios consumidores colaboren en la lucha contra el fraude.

Implicaciones de la entrada en vigor de Verifactu

¿Quién está obligado a usarlo y a partir de cuándo? 

La obligación de utilizar un software adaptado a Verifactu se extiende a prácticamente todo el tejido empresarial en España. Están obligados:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas (autónomos).
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas (como comunidades de bienes o sociedades civiles).

Existen algunas excepciones, como los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), ya que estos ya reportan su facturación de forma casi inmediata a la AEAT. También quedan exentos ciertos sectores con regímenes especiales de facturación, como los de agricultura, ganadería y pesca.

Los plazos de implementación son un aspecto crucial a tener en cuenta para planificar la adaptación:

• Productores y desarrolladores de software: tienen un plazo de 9 meses desde la publicación de la Orden Ministerial que desarrolle los aspectos técnicos del Real Decreto para adaptar sus productos. Se espera que esta orden se publique a lo largo de 2024.
• Empresas y profesionales (usuarios finales): la obligación de utilizar estos sistemas de facturación adaptados entrará en vigor el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, todas las facturas deberán ser emitidas con un software que cumpla los requisitos de Verifactu.

Sanciones por no cumplir

El incumplimiento de la normativa Verifactu conlleva un régimen sancionador muy severo, diseñado para disuadir cualquier tentación de fraude. Las sanciones afectan a todas las partes implicadas:

• Para los usuarios (empresas y autónomos): la utilización de programas de facturación que no cumplan con lo especificado en el reglamento o que permitan la manipulación de datos se considerará una infracción tributaria grave. La sanción consiste en una multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado el software ilegal.
• Para los productores y comercializadores de software: la fabricación, producción y comercialización de software que permita llevar contabilidades distintas, no reflejar todas las operaciones o alterar transacciones ya registradas será sancionada con una multa pecuniaria fija de 150.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema comercializado.

Cómo adaptarse a Verifactu: soluciones de software y pasos a seguir

La adaptación a Verifactu es un proceso que debe abordarse de forma planificada. El mercado de software de gestión ya está trabajando a pleno rendimiento para ofrecer soluciones adaptadas y certificadas, como Tecalis (Sign y Factura Electrónica).

Pasos a seguir para una correcta adaptación:

1. Auditoría del sistema actual: analizar el software de facturación que estás utilizando actualmente. Contacta con tu proveedor y pregunta si su programa será compatible con el Reglamento Verifactu. Pide que te confirmen que emitirán la correspondiente "declaración responsable" que exige la ley.
2. Investigación de nuevas soluciones: si tu software actual no se va a adaptar o no te convence, es el momento de explorar el mercado. Busca soluciones de software Verifactu que se ajusten a las necesidades de tu negocio (Programas de facturación en la nube, de firma y factura electrónica, etc.). Compara funcionalidades, precios y, sobre todo, asegúrate de que garantizan el cumplimiento normativo. En Tecalis Sign y Tecalis Factura Electrónica puedes conectar con Verifactu a través de API o directamente crear facturas desde su plataforma web.
3. Planificación de la migración: cambiar de software de facturación requiere planificar la migración de los datos de clientes, productos y facturas históricas. Es aconsejable realizar este proceso con la ayuda del nuevo proveedor.
4. Formación del personal: el equipo encargado de la facturación debe conocer el funcionamiento del nuevo sistema y entender las implicaciones de Verifactu, como la imposibilidad de borrar o modificar facturas ya emitidas.
5. Obtención de un certificado digital: la firma electrónica es un pilar de Verifactu. Asegúrate de tener un certificado digital de representante o de persona física válido y operativo para poder firmar los registros de facturación.
6. Decidir la modalidad de comunicación con la AEAT: deberás decidir si tu empresa se acogerá al sistema Verifactu o simplemente utilizarás un software que cumpla los requisitos pero sin el envío automático. La primera opción, aunque voluntaria, simplificará a largo plazo la relación con Hacienda y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

En definitiva, Verifactu representa un cambio de paradigma en la facturación y la gestión fiscal en España. Es una apuesta decidida por la transparencia, la digitalización y la justicia tributaria. Adaptarse a tiempo y con la solución de software adecuada es también una oportunidad para modernizar la gestión administrativa de tu negocio y competir en un mercado más transparente y equitativo. 

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