Kit Digital y Firma Electrónica: Qué es y cómo solicitarlo

Esta semana, el Gobierno de España ha lanzado el Kit Digital tanto para PYMES como para profesionales autónomos. Este programa, que fue anunciado el 24 de noviembre del año pasado, fue presentado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para modernizar y profesionalizar el tejido productivo español.

Según varios informes, cada vez son más las empresas que están facilitando a su personal soluciones digitales para hacer su trabajo así como los autónomos que deciden hacer uso de las nuevas tecnologías para impulsar su negocio.

La digitalización de las PYMES y las herramientas de los trabajadores autónomos están, en muchos casos, por debajo de los niveles esperados, impidiendo que su negocio crezca y sea sostenible en entornos de alta competitividad y complejidad como la actualidad. Dar respuesta a las necesidades de los clientes con una forma de trabajar ágil, productiva y optimizada es necesario en el contexto actual, así como gestionar adecuadamente las relaciones con proveedores o las tareas administrativas.

En este artículo te contamos los puntos clave que debes saber sobre el Kit Digital.

Qué es el Kit Digital

El Kit Digital es una iniciativa que tiene por objetivo apoyar la adopción de soluciones de digitalización con subvenciones y ayudas para un grupo de profesionales concreto, avanzando así en la digitalización de la empresa española.

También denominado Digital ToolKit, el Kit digital es un programa de ayudas públicas enmarcado dentro de las actuales ayudas para el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la agenda España Digital 2025 y las políticas de Digitalización de PYMES del periodo 2021 a 2025.

Los fondos europeos Next Generation EU financian parte de los más de 3000 millones de euros destinados a estas ayudas. 

Existen una serie de requisitos y procedimientos necesarios para la obtención de las ayudas. Las empresas y autónomos deberán seguir una serie de pasos concretos para poder solicitar el Kit Digital y que este les sea concedido.

Quién puede solicitar el Kit Digital y cuáles son sus requisitos

Las subvenciones del Kit Digital están dirigidas a unos segmentos muy concretos divididos en varios grupos y que, en función de ellos, obtendrán ayudas diferentes. Los detallamos a continuación:

• Microempresas y autónomos: Para personas en situación de autoempleo o empresas de 1 a 2 empleados. Podrán obtener una ayuda de una cuantía de 2.000€ para digitalizarse. En nuestro país hay más de un millón y medio que pueden acogerse.
• Pequeña empresa: Para compañías de 3 a 9 empleados. Estas podrán obtener un monto total de 6.000€ con las ayudas del plan. En total, más de un millón de empresas entran dentro de esta categoría.
• PYMES: Empresas de 10 a 49 trabajadores de todo el país, que son más de 150.000. Recibirán 12.000€ para utilizar soluciones digitales.

Todos estos grupos pueden acceder a las ayudas. Sin embargo, hay una serie de requisitos y condiciones que se deben cumplir para beneficiarse:

• Contar con estatus oficial de empresa, microempresa o profesional autónomo al corriente de obligaciones fiscales.
• No estar considerada en los registros como empresa en crisis.
• No cumplir con las prohibiciones y obligaciones detalladas en la Ley General de Subvenciones.
• Superar con éxito la sencilla evaluación de Nivel de Madurez Digital utilizando la herramienta de diagnóstico de la plataforma Acelera PYME.

Todos los requisitos al detalle pueden consultarse en las bases reguladoras del Kit Digital publicadas en el Boletín Oficial del estado número 313 de 2021.

Pasos para solicitar las ayudas con un agente digitalizador

La mayoría de negocios actualmente se están preguntando cómo solicitar el Kit Digital y no fracasar en el intento. Sin embargo, es un sencillo proceso que consta de 3 pasos principales:

1. Registrarse en la web www.acelerapyme.es para poder completar el test de autodiagnóstico de nivel de madurez digital.
2. Realizar consultas sobre la información de soluciones de digitalizaciones apoyadas por el Kit Digital, escogiendo una o varias soluciones que ofrecen los distintos agentes digitalizadores. Es en este paso donde la firma electrónica destaca, ya que está recibiendo la mayoría de consultas por parte de muchos negocios. Este paso puede realizarse por medios propios, simplemente buscando proveedores que cuenten con las soluciones digitales que queremos utilizar.
3. Finalizar la solicitud de las subvenciones en la sede electrónica sede.red.gob.es.

En el menú de esta misma página web, en la sección de soluciones, podréis comprobar cómo Tecalis es capaz de ayudar a reducir tiempos, costes y tareas tediosas gracias a plataformas diseñadas para cada uno de los casos de uso de tu sector de actividad.

Tecalis, Agente Digitalizador

Una de las consideraciones principales a tener en cuenta de cara a solicitar el Kit Digital es la selección de proveedor de soluciones digitales con el que queremos trabajar. Esta decisión debe tomarse teniendo en cuenta las necesidades de nuestro negocio y analizando qué procesos pueden digitalizarse en nuestro negocio.

Elegir un agente digitalizador capaz de dar solución a las distintas fases de la operativa del negocio y su actividad con agilidad y versatilidad a la par que ofrece una interfaz sencilla y fluida tanto para aquellos que van a usarla en su trabajo como para los clientes

Tecalis participa en la iniciativa de Red.es como agente digitalizador. Si lo deseas, podemos ayudarte a completar el Test de Diagnóstico Digital, asesorándote sobre los mejores servicios que pueden ayudar a tu negocio a crecer:

• Incorporación y registro de clientes
• Contratación de productos y servicios
• Aceptación de acuerdos y firma
• Comunicación Certificada (eBurofax)
• Tareas y cumplimiento normativo automatizados

Pack Kit Digital Signature

De entre todos los casos de uso en los que las soluciones Tecalis dan una respuesta a los retos de las empresas destacan los procesos de contratación y firma electrónica. En las PYMES, la integración de la firma digital ha revolucionado la forma que tienen de obtener nuevos clientes, relacionarse con los que ya tienen y gestionar el negocio.

Tecalis Firma Electrónica, con sus planes habituales, se adapta a las demandas de las empresas solicitantes del Kt Digital con un Pack Especial consistente en:

• 300 firmas incluídas con una tarificación de 240€ por usuario.

Este importe, deducible de la ayuda del Kit Digital, supone una gran oportunidad para digitalizar operaciones clave en cualquier PYME, reduciendo costes, aumentando las ventas y llevando muchos negocios hacia un modelo paperless y sin errores.

Categorías incluidas en el plan

Es importante, a la hora de elegir en qué vamos a invertir las ayudas obtenidas, que el proveedor de tecnología no sólo ofrezca las herramientas para las categorías incluidas en el plan, si no que estas se adapten perfectamente a la industria en la que opera el autónomo o empresa.

El Kit Digital permite obtener soluciones digitales para digitalizar las siguientes áreas, tareas y procesos del negocio:

• Mejorar y digitalizar la gestión de clientes
• Digitalización y automatización de procesos de negocio
• Factura y firma electrónica
• Comunicaciones seguras (eFAX).
• Comercio electrónico.
• Gestión de redes sociales para promocionar el negocio.
• Inteligencia empresarial y analítica.
• Servicios y herramientas de portales virtuales.
• Ciberseguridad.
• Creación de páginas web y visibilidad de la empresa en internet.

La inclusión dentro del Kit Digital puede solicitarse sin necesidad de aportar documentación compleja. Es tan sencillo como que una persona responsable en la empresa conceda autorización a Red.es para la consulta de los requisitos para ser beneficiario. 

¿Cuándo entra en vigor el Kit Digital?

El Kit Digital entra en vigor el 15 de marzo de 2022. Considerando que a partir de este día se abre el plazo para solicitar las primeras ayudas del Kit Digital, desde esa fecha y hasta 6 meses después las empresas y autónomos podrán registrarse para acceder a las subvenciones.

Esta primera convocatoria cuenta con un importe total de 500 millones de euros para las compañías de entre 10 y 49 empleados. Las empresas de los otros dos grupos deberán estar atentas para no perderse sus respectivas convocatorias cuando estas sean anunciadas.

Según anuncios e informaciones del ministerio, abril y junio se lanzará la segunda convocatoria, dirigida al grupo de empresas de 3 a 9 empleados. Para aquellas de 1 o 2 y autónomos, se las convocará a partir de la segunda mitad de este mismo año, con un total de 3.000 millones hasta agotar por completo las subvenciones.

Me han concedido la ayuda. ¿Qué hago ahora?

Una vez hayas recibido la comunicación de la concesión de las ayudas, la empresa o profesional autónomo solicitante debe acceder nuevamente a Acelera PYME para comunicar al organismo público con qué agente digitalizador desea implementar soluciones de transformación digital.

Una vez hecho esto, debe ponerse en contacto de nuevo con el proveedor de tecnología para firmar el acuerdo de prestación de soluciones de digitalización que formalizará y dará comienzo a la prestación de servicios por parte del proveedor.

Soluciones basadas en firma electrónica y verificación de identidad

De entre las soluciones digitales más demandadas actualmente por empresas de todos los sectores destacan las herramientas de firma electrónica, identificación digital y automatización de procesos.

Gran parte de los retos más importantes a los que se enfrentan las PYMES tiene que ver con la falta de tiempo y los costes en material derivados de las tareas administrativas. Este tipo de soluciones vienen a dar respuesta a negocios de todo tipo en sus casos de uso más decisivos.

Pese a que muchas PYMES ya están haciendo uso de este tipo de herramientas digitales, su denominación no es entendida por muchos y terminan desaprovechando unas plataformas asequibles y sencillas que, sin embargo, están permitiendo a pequeñas empresas aumentar sus clientes y optimizar su funcionamiento. 

Te animamos a que descubras por ti mismo y nos preguntes acerca de cómo pueden impulsar tu negocio según el sector al que perteneces o el área de actividad de tu empresa que puede mejorar para hacerte crecer:

Sectores más destacados:

• Inmobiliarias.
• Aseguradoras.
• Servicios Financieros.
• Educación y Formación.
• Subcontratas y Facility Services.
• Hoteles y restaurantes.
• Clínicas, salud o dentistas.

Áreas con más margen de mejora para las PYMES:

• Administración y personal.
• Relación con el cliente.
• Asuntos legales y cumplimiento.
• Proveedores, compras y aprovisionamiento.
• Contabilidad-Administración.