Todo sobre RPA: Robotic Process Automation. Qué es, aplicaciones y mejores soluciones

11 marzo 2022

Updated 11 julio 2022

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La RPA (Robotic Process Automation) ha supuesto toda una revolución en lo que a la productividad se refiere en todo tipo de empresas y organizaciones. En la economía digital, las empresas no han tenido más remedio que establecer modelos de negocio escalables y sostenibles para poder competir en un entorno complejo, cambiante y que evoluciona rápidamente.

La optimización es una de las claves para diseñar estructuras empresariales funcionales que respondan con eficacia y rapidez a las necesidades del mercado, dejando de lado las tareas burocráticas y repetitivas, para que el activo más valioso de una organización, su capital humano, preste atención a los aspectos cualitativos, teniendo ya resuelta la parte cuantitativa, la cual le ayudará a tomar mejores decisiones.

La gestión de la información, la recogida, almacenamiento, tratamiento y análisis de datos son algunas de las principales áreas que la RPA aborda, entre otras, siendo capaz de ofrecer una respuesta para las operaciones relativas a clientes y ventas, a la seguridad o el cumplimiento normativo.

Qué es la RPA y cuál es su objetivo

RPA es el término con el que nos referimos a la Automatización Robótica de Procesos, es decir, el uso de bots automatizados que gestionan determinados procesos de una forma eficiente y ágil.

Actualmente, muchas compañías tienen dificultades para alcanzar objetivos dadas las ineficiencias que se presentan en determinados proyectos y departamentos. Encontrar profesionales cualificados se está convirtiendo cada vez más en un reto, por lo que aprovechar al máximo las capacidades de estos profesionales expertos es una necesidad acuciante.

Varios estudios llegaron a la conclusión de que tan sólo el 43% del tiempo dedicado se utiliza en tareas de valor. La RPA viene a resolver este problema haciéndose cargo de determinadas tareas manuales, repetitivas o mecánicas que, desarrolladas por profesionales cualificados, conllevan en muchas ocasiones una pérdida de recursos y tiempo

Por otra parte, otro de los retos a los que se enfrentan las empresas es a los errores en las tareas repetitivas. Es muy común y habitual que los agentes humanos cometan pequeños errores en determinados procesos muy mecánicos, como es normal. Además de generar frustración, desidia y desmotivación en estos empleados a los que son encomendadas este tipo de tareas, estas pequeñas erratas pueden suponer, a final de cuentas, un agravio importante para el resultado final. 

Los sistemas de Robotic Process Automation (RPA) son infalibles y están libres de errores si se programan debidamente, ya que no tienen que “teclear” y realizan cálculos de forma instantánea.

Por tanto, el valor principal de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es el de impulsar la productividad y la eficacia en cualquier área operativa de una empresa, reduciendo costes operativos y agilizando al máximo los tiempos requeridos para procesos y tareas

Los bots, o soft-bots (software bots) RPA, realizan las tareas de los empleados por ellos para que estos puedan dedicarse a aquellas que realmente tienen un valor añadido para la compañía y sus clientes.

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Diferencia entre la programación API y el software RPA

Al leer este artículo, muchos se estarán preguntando el sentido que tiene la RPA frente a los sistemas tradicionales de automatización de procesos con sistemas digitalizados

La digitalización de procesos en las compañías y la implementación de plataformas automatizadas es ya una realidad; tanto que para 2024 tres de cada cuatro negocios estarán utilizando plataformas digitales en su día a día.

Los sistemas de automatización RPA online, sin embargo, dan un paso más allá comparados con las herramientas digitales y de integración de procesos “tradicionales”: replican el comportamiento humano en entornos de trabajo diseñados para las personas. Es decir, en el caso de un empleado administrativo, por ejemplo, el soft-bot o bot de RPA funciona en la misma interfaz de usuario (UI) de la misma forma que lo hacen los empleados.

Los bots RPA mueven el teclado, hacen click, escriben o hacen búsquedas en los directorios de la misma forma que lo hacen las personas, pero sin errores y con una velocidad asombrosa. Estos, pueden ajustarse de tal forma que repliquen las acciones tal y como se haya configurado

Otros beneficios y ventajas de la RPA

A diferencia de las plataformas que tienen que ser utilizadas por agentes humanos, el software RPA está activo y trabajando 24 horas 7 días a la semana. Por poner un ejemplo, un empleado puede dejar funcionando el sistema RPA cuando se marcha y retomar él el trabajo al volver al día siguiente.

Estos sistemas, pueden combinarse con inteligencia artificial, machine learning, OCR, firma electrónica, validación de flujos, etc para desarrollar tareas complejas y realizar, por ejemplo, onboarding de clientes asistidos de una forma ágil y autónoma. 

La integración de las soluciones RPA a lo largo del customer journey de los clientes ya es una realidad que algunos proveedores de esta tecnología están implementando en sus clientes. Con resultados impactantes, la RPA está permitiendo a los negocios expandirse a nuevos mercados, incorporar nuevos clientes, activar servicios y distribuir productos sin tener presencia física en las nuevas ubicaciones con garantías legales totales.

Aplicaciones de la tecnología RPA

La implementación de RPA en las compañías se da desde dos perspectivas: la integración fácil con sistemas que no impactan en absoluto a los procesos de la organización y aquella más compleja y potente que sí requiere de un tiempo de adaptación. Los mejores proveedores son capaces de ofrecer ambos modelos.

En el primer modelo, cualquiera puede utilizarlo e implementarlo en sus tareas diarias sin necesidad de instalaciones o modificaciones en los procesos y herramientas gracias al RPA online. Son sistemas no intrusivos y que no alteran los sistemas de la organización; se conectan a las aplicaciones web o app sin que intervenga ningún otro personal. En el segundo, se da libertad a los profesionales más técnicos de las áreas de IT y relacionadas para que desarrollen junto al proveedor modelos potentes.

La tecnología RPA se puede aplicar a cualquier sector de actividad. Por poner un ejemplo, en el sector seguros, la comprobación de reclamaciones de acuerdo a pólizas o el cruce de información de la persona que envía la reclamación para ver si se encuentra en el sistema son dos casos de uso donde la RPA es capaz de hacerse cargo de estas tareas.

Vamos a detallar algunos ejemplos relevantes de implementación de RPA:

  • Marketing y Ventas: Aquí, por ejemplo, destacan procedimientos como la creación de estadísticas de ventas, la carga de audiencias y contactos en bases de datos, la activación o baja de servicios o el envío de peticiones logísticas para los diferentes canales de ventas
  • Compras y suministros: Una de las tareas que más tiempo requieren es la gestión, mediación, comunicación y trato con proveedores, así como la tramitación de pedidos.
  • Información y datos: Desde el análisis y la elaboración de informes de rendimiento en el sector financiero así como decenas de casos de usos más en esta industria o en la áreas de contabilidad, hasta la recopilación de datos para la elaboración de informes de auditoría. Cualquier proceso relativo a datos e información puede automatizarse con RPA.

Esta es sólo una mínima muestra de lo que un software RPA puede hacer por un negocio. Cualquier caso de uso con tareas mecánias en recursos humanos, administración o función de operaciones puede automatizarse. Hay casos de uso tan disruptivos como poder crear de forma autónoma un chatbot para asistir a los clientes. Con las mejores soluciones de RPA las empresas no tienen que gastar enormes sumas de dinero en proveedores de desarrollo de chatbots, ya que ellos mismos pueden crear pautas de respuestas y comportamiento con los bots RPA.

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RPA y BPM (Business Process Automation)

En muchas ocasiones habrás podido ver relacionados los términos RPA y BPM (Gestión de procesos de negocio). Y es que, esta segunda tecnología que ha cambiado la forma de gestionar las operaciones en todos los sectores es capaz de implementar, relacionar, modelizar y ejecutar conjuntos de actividades para mejorar la forma en la que empleados, proveedores, clientes u otros agentes interactúan entre sí y participan en la actividad de la compañía.

El BPM es una filosofía de gestión de procesos en la que se identifican estos, se califican sus características y valoran la magnitud y coste de ellas. Una vez hecho este análisis se selecciona un software que optimice la actividad de la empresa para ofrecer más valor tanto a los clientes como a la organización. Es aquí donde entra en juego el RPA, automatizando las tareas de los diagramas de flujo de trabajo resultantes y monitoreando y midiendo el nuevo modelo tras su implementación para poder ajustar y realizar cambios que lleven a la compañía al éxito.

El proveedor de RPA: Distintas perspectivas

A la hora de elegir un RPA, es muy importante tener en cuenta el proveedor que ha desarrollado esta solución de Robotic Process Automation. No todos los sistemas de Automatización Robótica de procesos son capaces de incidir de la misma forma en el negocio y puede que no estén diseñados para aplicarse en el caso de uso concreto que nuestra organización necesite.

En este sentido, los mejores proveedores de RPA ofrecen soluciones basadas en últimas tecnologías como la inteligencia artificial, el machine learning y el blockchain. Contar robots RPA capaces y potentes es crucial para no equivocarnos a la hora de elegir.

Por ejemplo, la compañía puede estar especializada en RegTech. Esto nos dará la confianza de que todos los procesos desarrollados por los robots RPA cumplen con los requisitos técnicos y regulatorios del sector de actividad en el que se vayan a implementar. Por otro lado, la verificación de identidad y el reconocimiento facial son tecnologías que los sistemas RPA pueden aprovechar para determinados casos de uso.

Los desarrolladores de robots RPA tienen distintas formas de abordar su diseño y, como hemos visto a lo largo de este artículo, el hecho de poder elegir entre un sistema de automatización ágil y sencillo para personas sin conocimientos técnicos y avanzados o sistemas de integración potentes aptos para exprimir sus características al máximo es un claro ejemplo de RPA bien construido. Muchos de los proveedores desarrollan uno de los dos sistemas, pero no ambos en un modelo todo en uno.

Del mismo modo, los bots RPA deben poder implementarse en procesos empresariales adaptables, estructurados y no estructurados, asegurando así que podrán funcionar en cualquier caso de uso que se les plantee.

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