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Las notificaciones electrónicas son utilizadas por las administraciones públicas como método de comunicación certificada con los ciudadanos desde hace más de una década. Las sedes electrónicas de los distintos organismos aglutinan estos mensajes certificados.
Sin embargo, el uso de la notificación electrónica se ha extendido al resto de actividades económicas siendo el método más seguro, efectivo y garantista para realizar comunicaciones y enviar información relevante entre las empresas y sus clientes, empleados, proveedores o socios.
Qué son las notificaciones electrónicas
Las notificaciones electrónicas son publicaciones garantistas de comunicaciones realizadas entre dos partes. El envío de una serie de información a través de este método implica consecuencias jurídicas y legales. Su uso es destacado en la administración pública y los gobiernos en relación a trámites administrativos entre los ciudadanos y los organismos o bien entre distintas entidades públicas.
Actualmente, este método de envío es utilizado por empresas de todos los sectores de actividad para enviar comunicaciones electrónicas relativas a presentaciones de documentación, fines de prestación de servicios, vencimientos o respuesta a solicitudes.
Las notificaciones electrónicas son un estándar definido por la regulación europea eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). En este reglamento internacional se marcan las directrices para que una comunicación entre dos partes sea considerada notificación electrónica eIDAS y cuente con el apoyo y respaldo de la ley, siendo una prueba presentable en caso de disputa ante un tribunal o entidad arbitradora.
Cómo enviar una notificación electrónica
Las notificaciones electrónicas sustituyen a la notificación tradicional en papel y a lo que conocemos como Burofax, contando con el mismo respaldo legal. Es un método de comunicación digital que deja un rastro del camino que ha seguido y de la actividad sobre la información que contiene el envío.
Una notificación electrónica enviada según los estándares eIDAS tiene garantía de no repudio. Es decir, que puede probar la participación de las partes en la comunicación, evitando así que pueda negarse que el emisor envió dicha notificación o que el receptor no recibió.
Esto se realiza bien por el método de publicación abierta de notificación electrónica o con un envío certificado con acuse de recibo. El formato del contenido es algo indiferente (documentos en cualquier formato o simples telegramas de texto plano), si bien debe estar sellado por los mismos métodos que se utilizan en la firma electrónica. De esta forma, garantizamos un proceso bidireccional (entre dos partes y donde no cabe la unilateralidad en la generación).
Esta autenticación en origen e identificación del destino puede ampliarse aún más gracias a las técnicas de trazabilidad end-to-end más modernas basadas en tecnologías de blockchain. Las mejores soluciones RegTech de envío de notificaciones electrónicas para empresas incluyen funcionalidades y características en este aspecto para reforzar aún más su capacidad probatoria.
Casos de uso relevantes para las notificaciones electrónicas
Como veníamos desarrollando, las notificaciones electrónicas ya son parte del día a día de compañías de todos los sectores. Anteriormente, las sanciones y los problemas legales relacionados con disputas donde no existía evidencia o trazo de comunicación entre las empresas y sus clientes o empelados generaban grandes pérdidas de tiempo, recursos y en muchos casos grandes cuantías económicas.
Afortunadamente, gracias al desarrollo de plataformas SaaS (pago por uso) de notificaciones electrónicas para empresas, cualquier negocio independientemente de su tamaño o fase puede utilizarlas para garantizar su actividad y respaldar sus operaciones clave.
Se aplica tanto en el ámbito B2B (especialmente útil en partnerships o con proveedores) como para el B2C - también en B2G y B2B2G como hemos mencionado al principio. En los entornos B2E (Empleados) también ha supuesto el fin de las disputas y ha mejorado la entrega de documentación básica como nóminas o las circulares generales con acuerdos u otro contenido relevante.
Sector telco
La industria de las telecomunicaciones viene utilizando las notificaciones electrónicas desde hace años debido a las normativas y sanciones tan estrictas y el mayor control que hacen los reguladores sobre los players del sector (destacando no sólo a los operadores sino a todos aquellos partners que trabajan con ellos en la labor comercial en canal alternativo).
- Notificación de inicio de periodo de permanencia.
- Altas y bajas de líneas o prestación de servicios.
- Alta de servicios complementarios como contrataciones adicionales (plataformas de streaming con acuerdos, renting de dispositivos móviles…)
- Cambios en la tarificación o en los servicios prestados.
Seguros
El sector seguros es uno de los que más hace uso (sino el que más) de las notificaciones electrónicas y la comunicación certificada. Dada la naturaleza de su actividad y las regulaciones que le aplican, deben dejar constancia certificada de decenas de operaciones para sus clientes.
- Fin de un contrato (especialmente relevante en seguros de salud o del hogar).
- Avisos de renovaciones, caducidades o cambios.
- Fin de prestación del seguro (obligatorio por ley comunicarlo de esta forma).
- A nivel interno, decenas de operaciones como el envío de los peritajes con fecha de caducidad.
Banca y Servicios Financieros
En la misma línea que el sector seguros, la industria financiera está altamente regulada y enfrenta muchos retos a nivel sancionador. Cada vez más, los reguladores ponen el foco en sus actividades, incluyendo las FinTech y las WealthTech para organizar las operaciones de la industria en un marco garantista y seguro.
- Avisos de cambio brusco en los mercados bursátiles.
- Reclamaciones de deuda y cesiones de crédito aprobadas o denegadas.
- Relativas a obligaciones de pago en inicio para cierre.
- Cambios en comisiones o cláusulas contractuales.
- Certificaciones de conocimiento de condiciones y nivel de riesgo.
- Apertura de procesos monitorios.
Utilities
Muy similar a lo que ya vimos en el sector telco, las compañías y proveedores de servicios básicos y suministros (luz, agua, gas…) deben avisar a sus usuarios de cambios en la prestación del servicio mediante notificaciones en formato electrónico y con puesta a disposición.
Educación y oposiciones
Tanto en universidades públicas y privadas como de cara a procesos de contratación de funcionarios en la administración pública (o en las gestiones con los ya contratados para puestos y plazas), instituciones educativas de todo el mundo y organismos públicos utilizan la notificación electrónica para publicitar decenas de operaciones regladas.
- Envío de certificados y títulos.
- Convocatorias, plazos, fases y listas de admitidos.
- Denegación o aprobación de solicitudes de matriculación.
- Trámites con el alumno en cuanto a créditos académicos y otras solicitudes formales.
Recursos Humanos
Utilizar este medio de comunicación certificada con estándares electrónicos de confianza creará un entorno amigable en el que relacionarse con los empleados sin lugar a confusiones o malentendidos. Desde el envío de ofertas a candidatos hasta cambios de lugar de trabajo pasando por el envío de nóminas o finiquitos, estos sistemas han eliminado todo tipo de disputas laborales.
Ventas, contabilidad y logística
Todos los aspectos relacionados con los contratos y acuerdos deben utilizar la notificación electrónica para respaldar su cumplimiento. En procesos de negociación ya sea para venta comercial habitual o en fusiones y adquisiciones es de vital importancia contar con sistemas de comunicación certificada.
Del mismo modo, la facturación electrónica y la gestión de los cobros (requerimientos y notificaciones de morosidad) se entrelazan con la comunicación certificada y sus funcionalidades. En cuanto a la función logística o de supply chain, se puede trazar el origen y el destino de los envíos junto con el sello de tiempo de las notificaciones electrónicas.
Aplicaciones de notificación electrónica
Los gobiernos y organismos institucionales suelen recurrir al Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas para poner en práctica las notificaciones a través de medios electrónicos en plataformas propias donde integran soluciones de envío de comunicaciones certificadas.
La gran mayoría de usuarios se preguntan cómo consultar las notificaciones electrónicas: es un proceso sencillo y que depende del sistema con el que cuente el emisor de la notificación.
En modelos G2B (Gobiernos a negocios) y G2C (Gobiernos a ciudadanos), se ponen a disposición sedes electrónicas accesibles por los usuarios a través de sistemas de autenticación con verificación de identidad de alto nivel (generalmente mediante certificado digital).
Algunas corporaciones locales y otros organismos estatales han empezado a permitir el acceso a las notificaciones electrónicas sin necesidad de alta en sus sistemas. El usuario simplemente recibe un aviso o notificación por un canal digital al uso (email, sms…) y este puede consultarla a través de un enlace (previa verificación de identidad con distintos métodos aceptados).
Una vez el usuario se ha identificado a través de certificado electrónico, documentación de identidad digital, clave pin o autenticación con SMS, puede consultar sus avisos en las secciones de notificaciones y comunicaciones.
Esto es así porque se debe garantizar y acreditar una puesta a disposición de la información transmitida (la notificación o comunicación certificada y su contenido), clave de la garantía de no repudio. Una vez accedido, se puede consultar pero también se puede rechazar la notificación, con las consiguientes consecuencias jurídicas en caso de haberlas en función del contenido del envío.
Las aplicaciones de notificación electrónica y comunicación certificada funcionan bajo los máximos estándares de confidencialidad, conforme al RGPD y las normas más exhaustivas de privacidad.
El papel de la firma electrónica
La firma electrónica es decisiva para las notificaciones electrónicas. En ellas, se utilizan los sellados de tiempo tanto en el momento del envío como en cualquier actividad posterior. Las mismas tecnologías y estándares son utilizados para evitar alteraciones posteriores del contenido del envío (o certificar su ocurrencia) y su inmutabilidad.
Los informes de auditoría que podemos encontrar en las firmas electrónicas avanzadas biométricas y los servicios de custodia de cinco años son elementos compartidos entre los sistemas y modelos de eSignature y los de notificación electrónica. Tanto el depósito notarial como las confirmaciones de entrega en servidor son utilizados por las soluciones RegTech de ambos tipos de solicitud.
