Firma Digital: cómo funciona en las empresas y qué resultados está dando

13 septiembre 2022

Updated 26 septiembre 2022

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La firma digital ha transformado por completo la forma de cerrar contratos, aceptar condiciones o llegar a acuerdos entre negocios y particulares. Esto ha sido posible gracias al desarrollo de tecnologías clave como la criptografía y la aplicación de algoritmos basados en este tipo de solución digital.

Este término se confunde habitualmente con la firma electrónica. Sin embargo, hay sutiles diferencias entre ambos que deben conocerse; especialmente si se trata de negocios que cierran contrataciones de forma habitual o trabajan con sistemas de comunicación que necesitan respaldo legal.

Prueba la firma electrónica que mejor que se adapta a tus necesidades

Firma de documentos online

Contar con soluciones digitales de firma de documentos ya no es una opción. Los negocios y organizaciones que aún mantienen sistemas manuscritos e impresos de documentos pierden tiempo y recursos en mantener espacios menos seguros en los que almacenarlos. Además, las regulaciones de privacidad y tratamiento de datos fuerzan a las compañías a adaptarse a este estándar digital, que, por un lado, automatiza el cumplimiento de estas normativas y, por otro, permite a las empresas tener acceso rápido con sistemas de consulta instantánea.

Confiar en un modelo digitalizado de almacenamiento de documentación no es sólo una ventaja interna, sino también una necesidad para ser competitivo en el mercado. Optar por sistemas de firma digital permite cerrar contrataciones de productos y servicios en remoto con la misma validez que en presencial, algo que es imprescindible para cualquier empresa del siglo XXI dadas las exigencias del consumidor actual.

Qué es la firma digital

Firma Digital

Una firma digital es una aplicación tecnológica que verifica la validez de un mensaje o contenido en formato digital. Este contenido generalmente es un documento electrónico: contrato laboral, contrato comercial de prestación de servicios o adquisición de productos, acuerdo, aceptación de condiciones… cualquier tipo imaginable tanto en B2B como en B2C. También puede tratarse de otro tipo de mensajes, imágenes o incluir cualquier archivo digitalizado sin importar la extensión.

De esta forma, podemos decir que la firma digital consiste en la utilización de herramientas basadas en la matemática y el cifrado capaz de crear claves para asegurar que el emisor de este contenido es una persona real e identificable. Es la parte de la firma electrónica que garantiza la capacidad de no repudio en la emisión de mensajes y que este no ha sufrido modificaciones posteriores a su envío o firma, conservándose en total originalidad. 

Es la tecnología detrás de la firma electrónica, un concepto más cercano a la concepción legal y técnica. La firma digital actúa como certificado de garantía de seguridad y confianza de cara a cualquier proceso judicial. Esta encriptación de los datos otorga el mayor nivel de fiabilidad a un documento firmado lo cual se conoce como sello de tiempo (timestamping).

Los datos sellados son de clave pública en un modelo de criptografía asimétrica que generan dos claves con tecnología blockchain en sistema end-to-end. De esta forma, se crea una pública y privada que están correlacionadas. Tras ello, el concepto de firma tiene lugar al vincular esto con el contenido (documento, mensaje, acuerdo…) y puede ser verificado posteriormente a través de funciones hash.

La gran mayoría de firmas digitales obtienen un sello de tiempo que fácilmente puede evaluarse para comprobar si ha sido modificado. Esto también es utilizado para crear garantía de no repudio. Es decir, que el emisor pueda tener pruebas de que el receptor ha leído el mensaje.

Contratación digital y comunicación 

Tras conocer sus detalles, debemos plantearnos ahora cómo se crea una firma digital y su uso. La respuesta a esta pregunta no es única, ya que en función de la solución elegida y el caso de uso donde se va a aplicar, su implementación es diferente. Hay dos momentos clave en los que la tecnología de firma digital es utilizada:

  • Firma Electrónica: Este uso generalmente es para la firma de contratos y documentos. Como veníamos adelantando, desde la contratación de personal hasta la firma de un seguro de hogar o la adquisición de una empresa por parte de otra, la firma digital juega un papel fundamental para garantizar todo el proceso con sus estándares de seguridad y digitalizarlo. Podemos encontrar esta tecnología en la firma electrónica avanzada y la simple.
  • Comunicación Certificada (eBuroFax): De cara a comunicaciones entre dos partes, la firma digital sella la información enviada para dejar constancia y evidencia electrónica completa del envío de un mensaje y la lectura de su contenido.

Más allá de las ventajas iniciales del propósito de esta tecnología, la implementación de estas soluciones está generando grandes beneficios para todo tipo de empresas, organizaciones e instituciones. Desde la reducción de costes operativos hasta el impulso en la confianza de sus usuarios por encontrarse interactuando en un entorno seguro y confiable. Igualmente, a nivel de marketing y ventas, está ayudando al crecimiento y la adquisición de nuevos clientes por dar respuesta a las demandas de los clientes de hoy en día.

La firma digital permite comprobar la veracidad y autenticidad de un documento y los compromisos que incluya así como prevenir las falsificaciones o modificaciones posteriores. El uso de estas soluciones previene el robo de identidad y otras técnicas de suplantación. En cualquier negocio, asegurar que la persona que está firmando un documento es quien dice ser es fundamental - e incluso en muchas industrias es una obligación legal contar con sistemas que permitan corroborarlo.

Descubre cómo implementar un proceso de contratación y aceptación integral

KYC en la firma digital

Aunque con la firma digital siempre se produce la autenticación de origen, para procesos de más riesgo u operaciones de industrias altamente reguladas - como por ejemplo las BFSI (Banca, Servicios Financieros y Seguros) - se amplía el respaldo uniendo el proceso Know Your Customer (KYC) a la firma digital. Esto garantiza con los más altos estándares legales y técnicos la identidad del firmante en una firma de documentación producida en remoto. Esto es perfecto para garantizar la integridad del original y del documento.

Las mejores soluciones de firma digital incluyen la posibilidad de solicitar una verificación de identidad junto con la firma del documento y que se sella con la misma tecnología de encriptación bajo estándares tan exhaustivos como los de la europea eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). El proceso consiste únicamente en mostrar el rostro junto con un documento de identidad a un dispositivo digital que recoge y valida esa información para unirla a la firma manuscrita digitalizada insertada en el documento, mensaje o contenido de la operación.

Firma digital para empresas y negocios

Firma Digital

La integración de estos dos sistemas bajo un mismo flujo ha permitido crecer al área BFSI y al de las telecomunicaciones o los servicios utilities (luz, agua, gas…), industrias que dependen de la contratación online para poder seguir creciendo. El real estate por su parte también ha experimentado un cambio radical al permitirse la concesión de hipotecas de forma totalmente remota o la compraventa de vivienda también por internet. 

La firma digital ya se está aplicando en todos los sectores de actividad y en empresas de todas las industrias. Más allá de aquellas que por regulación están obligadas a hacerlo, otros sectores como el educativo también están aprovechando estas tecnologías para equiparar la formación online a la presencial gracias a soluciones como el proctoring (que aúna firma electrónica, verificación de identidad y comunicación certificada).

El sector sanitario también está de enhorabuena al poder enviar de forma telemática informes y recetas cumpliendo con las normas de protección de datos y privacidad. Igualmente, en lo presencial, la implementación de la firma digital en los hospitales ha reducido costes de archivo al digitalizar, por ejemplo, la firma de los consentimientos médicos.

Casos de Uso de la Firma Digital

Otra forma de ver cómo ha impactado esta tecnología en la economía y la sociedad es a través de sus dos vertientes en las organizaciones: las aplicaciones dedicadas a los clientes y usuarios y aquellas útiles en el día a día interno de una empresa o institución para procesos relacionados con recursos humanos.

Si bien se cuentan por centenares las posibilidades y ventajas que ofrece la firma digital, vamos a hacer un repaso por las más destacadas.

De uso interno:

  • Firma de albaranes, recibos y cualquier tipo de documentación logística. 
  • Órdenes de compra, contratos comerciales y acuerdos B2B. Envíos y comunicaciones a partners y proveedores. KYB.
  • Envío de nóminas y otra documentación a empleados con seguridad y garantía legal.
  • Firma de la jornada de trabajo por parte del empleado ya sea para su empresa o para una contrata. Automatización de todo el proceso.
  • Contratos de trabajo, aceptación de ofertas, compromisos de confidencialidad y otros.
  • Concesión de acceso a instalaciones y uso de herramientas de trabajo.

Firma de peritajes en remoto con confirmación instantánea en sector seguros y otras aplicaciones homólogas.

De uso externo:

  • Contratación de productos y servicios en cualquier sector.
  • Acuerdos y operaciones B2B. Procesos de negociación.

Aceptación de condiciones de uso de plataformas.

Cómo adaptarse e integrarla: costes y tipos

Pese a que pudiera parecer que integrar la firma digital en un negocio es algo costoso y complejo, de hecho es justamente lo contrario. Gracias a startups innovadoras que han desarrollado soluciones escalables en formato pago-por-uso, cualquier negocio desde PYMES hasta grandes compañías pueden empezar a utilizar la firma electrónica en unas horas sin ningún tipo de inversión con planes de licencia.

¿Cómo es esto posible? Estas compañías expertas han desarrollado durante años plataformas que cualquiera puede utilizar sin conocimiento experto ya que han diseñado paneles de uso sencillos y amigables tanto para las empresas como para los clientes. Sin embargo, esta misma tecnología es flexible y también es capaz de adaptarse para integrarse dentro de los sistemas de las empresas más exigentes en horas y automatizar decenas de procesos internos y relativos al customer journey.

Ya no es necesario recurrir a consultoras que diseñen costosos y dilatados en el tiempo proyectos de creación de tecnología, el modelo SaaS (Software as a Service) y PaaS (Platform as a Service) ya se está estandarizando y acompañando a negocios de todo tipo en su crecimiento desde el primer momento con times-to-market ínfimos. Se llegan a ofrecer desde planes anuales a paquetes mensuales con suscripciones. Se cuente o no con softwares de gestión, siempre se tendrá la interfaz deseada para cerrar operaciones mejor que nunca. El uso como servicio hace segura y fiable la integración de estos sistemas en cualquier fase del negocio.

El ahorro en costes de impresión y el consumo de papel y tinta así como su operativa 24/7 multidispositivo generan valor probatorio y agilidad a partes iguales para reinventar la forma en la que los modelos de negocio llevan a cabo su actividad. La firma peude darse en tabletas digitalizadoras, ordenadores personales, cajeros automáticos, móviles o cualqueir dispositivo con pantalla y método de entrada. 

Como prestadores de servicios cualificados, los proveedores de firma digital actúan también como aliado RegTech y tercero de confianza, permitiendo que las PYMES se olviden de estos asuntos y siendo un apoyo de los departamentos de compliance de las grandes empresas.

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