Identificación Digital y Electrónica: Qué es, sistemas y aplicaciones por industria

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16 enero 2023

Updated 27 enero 2023

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La identificación digital o electrónica es la base actual sobre la que se sustentan las operaciones online. O al menos, en teoría debería serlo. Las transacciones reguladas a través de canales digitales y realizadas en procesos en remoto deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y jurídicos para que tengan validez y respaldo normativo.

En concreto, hay una serie de industrias que por la naturaleza de sus operaciones y su sector de actividad son más susceptibles a ser reguladas. Sin embargo, esto no significa necesariamente que todos los players del sector lo estén haciendo bien e incluso hay algunos que aún no están cumpliendo con las normativas correctamente, exponiéndose a graves riesgos y sanciones

En el resto de industrias que no están obligadas por la ley a cumplir con una serie de estándares mínimos, los profesionales de negocio han tomado nota y han comenzado proactivamente a implementar soluciones de identificación digital para aprovechar todos sus beneficios y ventajas, ya sea como parte de las políticas de gestión de riesgos y prevención del fraude o para impulsar el crecimiento en ventas y productividad.

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Qué es la identificación digital o electrónica

Persona usando verificación de identidad electrónica

La identificación digital es el proceso de verificación de la identidad de un sujeto con técnicas electrónicas. De esta forma, confirmamos que una persona o empresa es quien dice ser sin la necesidad de estar presentes en la misma ubicación. En una identificación tradicional, generalmente el usuario enseñaría a un agente comercial o empleado un documento identificativo como un pasaporte, un permiso de conducción o un documento nacional de identidad. Este, comprueba que la persona que aparece en la fotografía insertada en el documento se corresponde con el rostro de la persona que lo entrega y que será titular de los productos o servicios contratados.

Por el contrario, en la identificación electrónica es un sistema digital el que realiza esta comprobación de forma automatizada e instantánea. Es un paso necesario para poder dar de alta a un usuario en un sistema, ofrecerle servicios que contratar o realizar cualquier tipo de transacción comercial. De esta forma, la identificación digital de clientes ha resuelto los problemas que enfrentaba la contratación online relacionados con el blanqueo de capitales, el robo de dinero y otro tipo de actividades ilícitas.

También hablamos de identificación digital de un negocio o KYB (Know Your Business). Este proceso es cada vez más importante en la economía digital al haberse ampliado el área B2B con miles de tipologías de negocio que necesitan dar de alta a empresas como clientes, proveedores, partners o socios. Del mismo modo, es especialmente útil cuando debe llevarse a cabo un Due Diligence. En él se produce también una verificación de identidad de los UBOs así como otro tipo de controles sobre documentación mercantil y pública de los negocios y sus responsables o representantes.

En cualquiera de los casos, la digitalización de estos procesos ha supuesto una serie de beneficios que superan con creces los mínimos costes e inexistentes esfuerzos que se requieren para implementar en cualquier operación de negocio soluciones de este tipo. Los índices de productividad se han disparado no sólo por descargar a los empleados de este tipo de tareas administrativas para dedicar su tiempo a otras de mayor valor, sino porque ahora el error cero es posible. La fiabilidad de estos sistemas y los cientos de controles que se pasan en milisegundos sobre el usuario, su documentación y los datos que aporta reducen al mínimo la posibilidad de fraude, evitando que un documento falso sí pase el filtro de un humano y un sistema altamente entrenado detectaría sin reparos. 

Además, la instantaneidad de la identificación electrónica y la conexión de esta con técnicas RPA con el resto de sistemas de la compañía, permite dar de alta al instante la apertura de una cuenta bancaria o la activación de una línea de crédito. En el caso del onboarding en remoto, dar acceso de seguido a la plataforma de cliente sin esperas asegura más contrataciones al tratarse de leads que están realmente dispuestos a interaccionar.

Identificación digital en banca, servicios financieros y seguros

Fueron la banca y sus áreas relacionadas las pioneras en denominar a la identificación digital como proceso electronic Know Your Customer (eKYC). Bancos, aseguradoras, empresas de inversión y otras relacionadas ya conocían el proceso KYC desde hace décadas y han sido los primeros en apostar por digitalizar este requerimiento. 

Descarga el informe BFSI 2023-2024 sobre identificación electrónica

El KYC bancario implementa controles de aparición en listas PEP (Personas Políticamente Expuestas) y otras bases de datos tanto públicas como privadas de sancionados. Junto al proceso de identificación digital, se implementa conjuntamente la recopilación de todo tipo de datos en el conocido como Formulario KYC. Esta información de carácter generalmente financiero se recopila y verifica tanto por seguridad como por obligación por parte de las autoridades, incluida en las normativas de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, presentes en las legislaciones de la mayoría de países y en estándares internacionales como las  recomendaciones GAFI-FATF.

KYC y AML en procesos de identificación digital

Comprando online con tarjeta de crédito cumpliendo con AML

Es importante entender que la mayoría de bancos, instituciones financieras, fintechs y wealthtechs no cuentan con un proveedor unificado de verificación de identidad y firma electrónica. Esto complica la facilidad de garantizar que la identificación electrónica y la firma del contrato se han hecho al mismo tiempo y bajo el mismo usuario. Si bien puede estar funcionando de forma correcta y cumpliendo con la normativa, unificar la firma y el KYC en un mismo proceso reduce los riesgos, optimiza los procesos, reduce los costes y minimiza el tiempo que dedica el usuario, además de garantizar la activación instantánea de las cuentas.

Sellar el formulario KYC, su proceso de verificación de identidad y la firma del contrato en un mismo paquete y con el mismo proveedor es la tendencia actual de los bancos y as fintechs más innovadoras, algo que les está proporcionando grandes beneficios en términos de adquisición y conversión así como una ventaja competitiva frente a la competencia.

Marco regulatorio de la identificación electrónica

Las normas y estándares que marcan la identificación electrónica están definidos en el estándar internacional eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Esta normativa europea ha supuesto un antes y un después en las transacciones digitales y ha permitido tanto a negocios como a usuarios poder ver respaldadas sus operaciones online con totales garantías y validez legal, dando seguridad y aportando validez a ambas partes.

El reglamento eIDAS es de obligado cumplimiento en todos los países de la Unión Europea y se ha perfilado como la referencia en todo el mundo desde la que otros estados fuera de la UE han desarrollado sus marcos de transacciones digitales. Siendo este el más extenso y completo, cumplir con él significa garantizar el cumplimiento de las regulaciones de otras regiones.

La ya diseñada eIDAS 2 ha trabajado en la llamada wallet de identidad digital para hacer aún más fácil y garantista la identificación electrónica. Esto implica la utilización de un sistema único en el que los proveedores de servicios electrónicos de confianza hacen uso de un documento único de identidad digital para verificar a los usuarios.

Sistemas relacionados con la identidad digital: Certificados y firma electrónica

eBook sobre elegir solución de firma electrónica

Actualmente, la autenticación online de usuarios se realiza a través de certificados electrónicos que permiten la identificación digital. Son especialmente utilizados por la administración pública para realizar trámites administrativos o de impuestos, sin embargo en el sector privado se opta por la firma electrónica avanzada como método realmente garantista y versátil. Este estándar cumple con eIDAS y tiene validez probatoria completa en caso de disputa en cualquier tribunal.

Estos certificados se unifican en los procesos de firma electrónica QES para sellar las operaciones realizadas bajo las normas técnicas más exhaustivamente seguras, lo que impide cualquier alteración de los contratos digitales o las operaciones electrónicas. Actualmente, el uso de certificados electrónicos en la identificación digital es seguro y funciona correctamente, sin embargo, optar por la integración de procesos KYC en el momento de la operación es garantía de éxito y seguridad. 

Esto aporta grandes beneficios pues la utilización de certificados electrónicos expedidos previamente por parte de los usuarios es aún absolutamente minoritaria, además de que aquellos que hacen uso de ellos destacan su complejidad y en ocasiones incompatibilidad con muchas plataformas. Los sistemas KYC de identificación digital y electrónica más modernos y actualizados son capaces de dar el mismo respaldo y reconocimiento en menor tiempo, asegurando una identificación 100% en tiempo real a diferencia de un certificado expedido que puede haber sido sustraído junto a sus claves.

Impacto en todas las industrias

Como veníamos adelantando, los pioneros en el uso de la identificación digital fueron los profesionales de las áreas BFSI (Banca, Servicios Financieros y Seguros). Sin embargo, la verificación de identidad electrónica ha llegado a todas las industrias y está impulsando a todos los negocios que las han implementado.

Destacan algunas como las telecomunicaciones con soluciones ahora posibles de auto-activación de líneas móviles en remoto y resolviendo grandes problemas del sector como el SIM Swapping. También, en las pujantes áreas del renting y el carsharing se ha visto cómo las ventas han aumentado - especialmente en la segunda - por la naturaleza del negocio y su adquisición a pie de calle a través de dispositivos móviles.

El turismo y la hostelería han implementado satisfactoriamente soluciones de check-in online reduciendo tiempos y dando mayor autonomía a huéspedes y viajeros. Por su parte, el metaverso ya puede ser una realidad plausible y segura gracias a la integración de controles KYC de identificación digital en sus sistemas de acceso y onboarding, dando respaldo a las operaciones y transacciones realizadas dentro de estos mundos virtuales.

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