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Los métodos de envío de mensajes certificados han variado a lo largo del tiempo, siendo el SMS certificado uno de los más utilizados de nuevo en la actualidad. Los avances tecnológicos en la comunicación y el uso del nuevo tipo de dispositivos han llevado a la creación de diversas herramientas para garantizar la seguridad y autenticidad de los mensajes enviados.
Uno de estos avances es el SMS certificado, una solución innovadora que proporciona una capa adicional de confianza y validez legal a los mensajes enviados a través de SMS. Este medio es relevante, ya que al haberse saturado otros y ser menos utilizados, capta la atención del receptor de una forma más interesante.
En este artículo vamos a ver qué son los SMS certificados, cómo funcionan, sus características técnicas y las herramientas que permiten gestionar todo tipo de envío de mensajes certificados a través de SMS.
Qué es un SMS certificado
Un SMS certificado es un mensaje de texto enviado a través de un servicio de línea móvil que garantiza su autenticidad y entrega segura al destinatario en su teléfono o dispositivo similar. A diferencia de los mensajes de texto (servicios de mensaje corto) tradicionales, los SMS certificados utilizan tecnología especializada para registrar y verificar la entrega del mensaje, proporcionando un nivel adicional de seguridad, respaldo jurídico y confianza.
También conocidos como "mensajes certificados por SMS" o "certificado SMS", los SMS certificados son mensajes de texto con valor legal y probatorio que acredita su envío, recepción e inmutabilidad del contenido. Funciona como una prueba fehaciente de la comunicación, similar al burofax o la carta certificada, pero con la ventaja de la inmediatez y la simplicidad del SMS.
Es una herramienta útil para comunicaciones como notificaciones legales, avisos importantes o confirmaciones de transacciones. Tiene plena validez jurídica y está considerado un método oficial de comunicación y notificación electrónica.
Aunque también pueden enviarse documentos y mensajes sellados con total validez probatoria a través de Whatsapp, Telegram, email y otro tipo de aplicaciones y sistemas de comunicación y mensajería instantánea, el SMS certificado ha ganado peso y popularidad como método de notificaciones electrónicas legales dado que llega directamente al teléfono móvil del receptor y capta su atención al no perderse entre los cientos de correos o mensajes que reciben la mayoría de usuarios a la semana o incluso al día.
SMS certificados: cómo funcionan
Los SMS certificados funcionan mediante el uso de un servicio de confianza cualificado que actúa como intermediario entre el remitente y el destinatario. Cuando se envía un SMS certificado, el servicio registra la entrega del mensaje, incluyendo la fecha y hora de entrega, así como la confirmación de recepción por parte del destinatario y hasta su lectura. Esta información se almacena de forma segura y se puede utilizar como prueba en caso de disputas legales o necesidad de validación.
El proceso de envío y certificación de un SMS se basa en tres tecnologías clave:
- Blockchain: La tecnología blockchain y los modelos end-to-end (cifrado de extremo a extremo) se utilizan para registrar el envío del SMS en una cadena de bloques, garantizando su integridad e inmutabilidad. De esta forma, se crea un registro irrefutable de la comunicación que no puede ser modificado ni eliminado.
- Sellado de tiempo: Estrechamente vinculado con la tecnología anterior, el sello de tiempo o timestamping registra todos los eventos producidos antes, durante y después del envío, la recepción y la lectura del SMS certificado.
- Firma digital: La firma electrónica se utiliza para autenticar la identidad del remitente del SMS. Esto asegura que el mensaje proviene y es recibido por quien dice ser y no ha sido falsificado. Esto ayuda a garantizar el no repudio.
En cuanto a aspectos técnicos de los SMS certificados, estos mensajes sellados tienen un formato específico que incluye la siguiente información:
- Cabecera: La cabecera del mensaje contiene información sobre el remitente, el destinatario y la fecha y hora del envío.
- Metadatos: Incluye información del operador de telecomunicaciones y todos los datos asociados al envío y todo el proceso que se incluirán en el informe de auditoría audit trail.
- Cuerpo del mensaje: El cuerpo del mensaje contiene el texto del mensaje y el contenido de la notificación electrónica, que es el centro de la comunicación que se hace al receptor desde el emisor. Constatación a nivel legal y jurídico.
- Firma electrónica: Es opcional y puede incluirse el envío de un documento en el SMS certificado que firmar (solicitud de firma electrónica) a través de un estándar específico de firma electrónica. Suele ser un enlace a una herramienta de firma electrónica en la web. La firma electrónica se utiliza para autenticar la identidad del remitente.
- Información adicional: El mensaje puede incluir información adicional, como un código de verificación o un enlace a un documento, imagen, audio, etc.
Los SMS certificados son altamente seguros gracias a la tecnología blockchain y la firma electrónica y su coste varía según el proveedor de servicios de confianza cualificado (QTPS). En general, los precios son razonables y accesibles para la mayoría de las empresas y organizaciones que precisan de estos servicios (prácticamente todas las industrias y tamaños).
El valor legal de un SMS certificado
Uno de los aspectos más destacados de los SMS certificados es su gran capacidad para respaldar jurídicamente una comunicación inmediata, con total validez legal en la mayoría de países. Especialmente en los pertenecientes a la Unión Europea, pero también en América Latina, EEUU y Reino Unido.
Los SMS certificados tienen la misma validez legal que otros medios de notificación fehacientes, como el burofax o la carta certificada. Esto significa que pueden ser utilizados como prueba en un juicio o procedimiento administrativo. También son conocidos muchas veces como burofax online, aunque realmente al hacer uso del SMS no necesariamente usan las redes de internet.
Este servicio actúa como testigo imparcial de la entrega del mensaje, proporcionando evidencia verificable de la comunicación entre remitente y destinatario, y en muchos casos si la tecnología lo permite, también la confirmación de lectura. Al utilizar un servicio de confianza cualificado, se garantiza la integridad y autenticidad de los mensajes certificados, lo que los convierte en una herramienta poderosa para la comunicación empresarial y personal con garantía de no repudio.
Servicio de confianza cualificado: notificaciones fehacientes
Al ser considerado un un servicio de confianza cualificado por el reglamento eIDAS y eIDAS 2 (Reglamento UE relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas), los mensajes y SMS certificados se consideran notificaciones fehacientes, lo que significa que tienen un valor legal y probatorio en caso de disputas o litigios. Esto proporciona a las empresas y particulares una forma segura de comunicarse y garantizar la autenticidad de los mensajes enviados.
Para garantizar la validez legal de los SMS certificados, estos deben ser emitidos por un proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP). Estos proveedores están regulados por la Unión Europea y cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS. También ayudan a almacenar y con la custodia del certificado generado por el envío del SMS certificado, que está disponible en la plataforma para su descarga durante años.
Esta norma define a los QTSP como entidades que prestan servicios electrónicos de confianza, como la emisión de certificados electrónicos (por cualquier canal digital) y la gestión de firmas electrónicas. Los QTSP que elijas para hacer uso de este servicio deben cumplir con una serie de requisitos para garantizar la seguridad y confiabilidad de los SMS certificados.
Usos de los SMS certificados: ejemplos y aplicaciones
Los SMS certificados tienen una amplia gama de aplicaciones y usos en diversos sectores. Las empresas pueden utilizar SMS certificados para enviar facturas, confirmaciones de citas, notificaciones de entrega y otros mensajes importantes a sus clientes. Destaca su uso para el envío de solicitudes de firma electrónica.
Los casos de uso de los SMS certificados varían según la actividad de la empresa u organización: las instituciones financieras pueden utilizar un SMS certificado para enviar alertas de transacciones, confirmaciones de pagos y otros mensajes relacionados con la seguridad de las cuentas mientras que las entidades gubernamentales los usan para enviar recordatorios de citas, notificaciones de vencimientos de documentos y otros mensajes oficiales a los ciudadanos.
Los SMS certificados se pueden usar en una amplia variedad de situaciones, como:
- Notificación de plazos y vencimientos
- Modificaciones de condiciones de contratos
- Avisos de morosidad, renovación o rescisión
- Emplazamientos judiciales
- Convocatorias a juntas o asambleas
- Notificaciones de desahucio
- Comunicaciones con la Administración Pública
- Comunicaciones comerciales
- Confirmación de pedidos y compras
- Avisos de entrega
- Facturas electrónicas
- Procesos de contratación
- Alta o baja de producto y servicio
- Fin de póliza
- Contratos y acuerdos
- Confirmación de transacciones bancarias
- Avisos de cambios en las condiciones de servicio
- Votaciones electrónicas
- Autorizaciones y permisos
- Confirmación de asistencia a eventos
- Gestión de colas
- Verificación de identidad
- Envío de códigos de acceso
Un banco por ejemplo utiliza SMS certificados para notificar a sus clientes sobre movimientos inusuales en sus cuentas y una empresa de telecomunicaciones para confirmar la portabilidad de un número de teléfono. Hay muchos usos destacados pero la aceptación de de domiciliación SEPA, las reclamaciones de deudas, los avisos, o los envíos de documentación legal son los más importantes para enviar SMS certificados.
Cómo enviar un SMS certificado
Enviar un SMS certificado es un proceso sencillo que se puede realizar a través de las plataformas especializadas de mensajería y firma digital de un QTSP. Estas aplicaciones web o API ofrecen herramientas y funciones específicas para el envío de mensajes certificados por SMS, incluyendo la opción de solicitar confirmaciones de entrega y recibir notificaciones en tiempo real sobre el estado del mensaje.
Para enviar SMS certificado deben seguirse una serie de pasos básicos que resumimos a continuación:
- Accede a tu plataforma de firma y notificaciones electrónicas con un proveedor de servicios de confianza cualificados.
- Regístrate en la plataforma y crea una cuenta.
- Selecciona la opción de enviar un documento o mensaje y selecciona SMS.
- Sube el documento que contiene la información que desear transmitir a través de SMS o redacta directamente ahí.
- Introduce el número de teléfono del destinatario y sus datos.
- Sigue las instrucciones para el envío y firma electrónica del mensaje.
- Revisa y confirma el envío del SMS certificado.
- Descargar si lo deseas el informe de auditoría para acreditar la notificación en caso de necesitarlo.
Ventajas de los mensajes certificados por SMS
Las ventajas y beneficios de utilizar mensajes certificados por SMS son numerosas y significativas, destacando la dotación de un nivel adicional de seguridad y autenticidad a los mensajes enviados, lo que garantiza su integridad y confiabilidad. Al utilizar un servicio de confianza cualificado, los mensajes certificados tienen validez legal y pueden utilizarse como prueba en caso de disputas o litigios. Su entrega inmediata, el hecho de contar con acuse de recibo y la posibilidad de adjuntar documentos PDFs, imágenes, etc son elementos cruciales de los SMS certificados.
Enviar un SMS certificado es tan sencillo como enviar un mensaje de texto tradicional, con la ventaja añadida de contar con funciones avanzadas de seguimiento y confirmación de entrega o firma de documentos. Además, los SMS se entregan de forma instantánea, lo que los hace ideales para comunicaciones urgentes y que destaquen para no pasar desapercibidos. Los SMS tienen una tasa de apertura superior al 90%, lo que significa que es muy probable que el destinatario lea el mensaje, a diferencia de otros métodos.
Los SMS certificados son una solución económica y eficiente en comparación con otros métodos de comunicación fehaciente, con buenos precios. Las plataformas de servicios de confianza dan la posibilidad de enviar desde cualquier dispositivo con conexión a internet y conectarlo de forma automatizada con tus sistemas predefinidos, para que no tengas ni que hacerlo tú. A través de API, se desencadenan automáticamente avisos en forma de SMS certificado para que te olvides de todo y se pueden enviar a un gran número de destinatarios de forma simultánea (envíos masivos), de forma fácil y económica.
Las herramientas SaaS de envío de SMS certificados permiten hacer un pago por uso del sistema, cobrando únicamente cuando la confirmación de entrega y recepción del certificado se ha hecho efectiva. Permiten una gestión centralizada con grandes opciones de personalización y un registro completo en el documento de evidencias.
En resumen, los SMS certificados son una herramienta poderosa para garantizar la seguridad, autenticidad y validez legal de los mensajes enviados a través de SMS. Con su capacidad para proporcionar notificaciones fehacientes y garantizar la entrega segura de los mensajes, los SMS certificados se han convertido en una opción popular para empresas y particulares que buscan una forma segura y confiable de comunicarse.
