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Para elegir una solución de firmas electrónicas confiable debemos tener en cuenta los planes de las distintas aplicaciones y las características que los acompañan. Existe una gran variedad de players de firmas electrónicas en el mercado y debemos comparar sus modelos para poder obtener una buena relación funcionalidades-precio.
Hay consideraciones sobre el tipo de usuario que vaya a utilizar una herramienta de firmas electrónicas determinada, el tipo de operación que va a realizar con ella o el nivel de personalización que necesita. Estos puntos, entre muchos otros, nos permiten valorar la calidad de la oferta de planes de las firmas electrónicas.
Los planes de Sign se adaptan y están diseñados para ajustarse a las necesidades de cada persona, profesional y empresa, desde un particular hasta una gran multinacional con miles de operaciones diarias. A continuación haremos un repaso sobre qué son las firmas electrónicas, cómo afectan las configuraciones de planes que haya disponibles en cada plataforma y exploraremos los planes de las firmas electrónicas de Sign según las características y el sentido de cada uno de ellos.
Qué son las firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son sistemas de servicios de confianza que dan la posibilidad a una o más partes de firmar digitalmente un documento en formato electrónico de tal forma que este quede sellado. Se acepta su contenido o se define un contrato a través de la incrustación de metadatos que identifican a los firmantes del acuerdo, contrato o negociación.
Por otro lado, las firmas electrónicas son representaciones digitales de las firmas manuscritas tradicionales utilizadas para autenticar y validar documentos y transacciones en entornos digitales ya sea en remoto, de forma telemática o de manera presencial. Al igual que una firma manuscrita en papel, una firma electrónica demuestra la aprobación o el consentimiento del firmante en un documento digital, que está conforme con lo que en él se indica. Sin embargo, a diferencia de las firmas físicas, las firmas electrónicas se aplican de manera virtual mediante medios electrónicos, lo que agiliza los procesos, da una seguridad superior y elimina la necesidad de documentos impresos.
Las firmas electrónicas pueden variar en su nivel de complejidad y seguridad. Desde una simple imagen escaneada de una firma manuscrita hasta tecnologías avanzadas como la firma electrónica avanzada con autenticación biométrica (como el reconocimiento facial o la biometría de voz), las firmas electrónicas ofrecen una amplia gama de opciones para verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento.
Qué es un plan de firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son utilizadas en una variedad de contextos, incluyendo contratos comerciales, acuerdos legales, transacciones financieras y más. Facilitan la creación, el envío y la firma de documentos de manera eficiente, al tiempo que cumplen con los requisitos legales y normativos establecidos en diferentes jurisdicciones.
Hay que recordar que algunas firmas electrónicas pueden ser parte de sistemas servicios de confianza más amplios, como Tecalis Sign. Las firmas digitales selladas por un partner QTSP son una forma avanzada de firma electrónica que utiliza criptografía para garantizar la autenticidad, la integridad y la no repudiación del documento firmado. Estas firmas son especialmente utilizadas en situaciones que requieren un alto nivel de seguridad y validez legal.
Los planes de firmas electrónicas son formatos de entrega de las distintas soluciones en función de características incluídas por nivel de pago. A través de los planes, se puede ofrecer una solución personalizada y segmentada para tipos de usuarios diferentes.
Los planes de firmas electrónicas son la forma que tienen los proveedores de servicios de confianza de presentar su producto al mercado y dividirlos por categorías de uso. De esta manera, los clientes pueden elegir entre distintos precios, optando por formatos más “light” para aquellos que necesitan realizar operaciones esenciales frente a las grandes empresas con altísimos volúmenes de operación y que además necesitan configurar opciones personalizadas o realizar transacciones más complejas a nivel técnico y regulatorio.
A la hora de elegir las firmas electrónicas y los planes de Sign, es importante tener en cuenta los casos de uso en los que se van a aplicar, pues como norma general los planes están ejecutados pensando en su aplicación y en determinadas operaciones que requieren de un nivel más alto de respaldo jurídico.
Otro aspecto importante de las firmas electrónicas es su conjunto de características y funcionalidades. El upgrade a un plan superior en muchas ocasiones no se debe tanto a necesidades técnicas y jurídicas sino a aspectos relacionados con la productividad y la automatización. En planes superiores de firmas electrónicas podremos encontrar funcionalidades como la integración API, las plantillas personalizadas, organización y programación de envíos según calendario, los envíos masivos o personalizaciones de marca.
Plan Free de firmas digitales
La mayoría de soluciones de firmas electrónicas comienzan en su plan más básico de pago con funcionalidades sencillas y orientadas a un usuario individual. Son útiles para profesionales autónomos y especialmente para individuos que necesitan firmar acuerdos sencillos con un volumen de menos de 100 envíos al año o 10 al mes.
Por su parte, Tecalis Sign es el único proveedor cualificado QTSP de servicios de confianza en España que ofrece un plan gratuito aquí. Esto implica que todas las funcionalidades que suelen ser las incluidas en los planes “starter”, “personal” o “esencial” de otros proveedores de firmas electrónicas y que sí son de pago ya están disponibles en el plan Free de Sign.
Al iniciar con un plan gratuito su estructura de planes, la capacidad funcional de la herramienta a partir de los siguientes será mayor, ya que no se parte desde un plan anterior de pago. El plan Free actúa como una solución de firma online con gran nivel de respaldo al contar con el soporte de un proveedor QTSP en todas las operaciones, así como un proceso de firma con la misma UX/UI que los planes Premium.
En este plan de firmas electrónicas encontrarás:
- Firmas electrónicas simples conforme a los requisitos establecidos por eIDAS.
- Workflows de firma en paralelo a un número de firmantes limitado por envío, en este caso a 3.
- Los envíos se realizan por email y los documentos pueden contener hasta 25 páginas.
- Un gestor documental donde almacenar todos los documentos y llevar seguimiento de su firma o interacciones.
Una solución garantista, ágil, sencilla y apta para cualquier tipo de usuario que busque firmar documentos sencillos en entornos tanto públicos como privados, empresariales y personales.
Plan Starter: Indicado para profesionales independientes y pequeñas empresas
El plan estándar está dirigido a profesionales cuya actividad precisa de una mayor capacidad de respuesta ante el día a día del negocio. Centrado en la colaboración entre equipos, la productividad y la personalización, este modelo de eSignature permite realizar acciones más centradas en el usuario y con un respaldo legal superior.
Siendo el primer plan de pago de Tecalis Sign, este incluye ya un plantel de características avanzadas al haber activado las básicas para el previo, el plan Free. Es importante destacar que los planes de pago incluyen sus características y funcionalidades predeterminadas asignadas además de un volumen concreto (paquete) de firmas anuales según tipo. Esto es un estándar en este tipo de planes pero, por otro lado, podemos aplicar adicionalmente a estos planes (también al plan Free) paquetes de firmas que amplíen el volumen. Es decir, por un lado encontramos la suscripción principal (el plan) - que incluye una serie de características básicas y un paquete de volumen de firmas asociado e incluído en el precio y que puede ser suficiente para muchos negocios - y por otro encontramos que en caso de agotar el crédito (número de firmas electrónicas realizadas) podemos añadir más adquiriendo un paquete. Los paquetes pueden ser de un tipo de firma concreto, de varios, etc.
Ahora, con esta primera suscripción de pago podemos realizar operaciones de nivel de riesgo medio y medio-alto gracias a la firma electrónica avanzada biométrica incluída en este plan, con una serie de 75 envíos anuales para este tipo de firmas electrónicas de base.
En cuanto a nivel funcional, el upgrade es considerable pues se activan opciones profesionales necesarias para poder sellar documentos de todo tipo, bajo cualquier circunstancia y con un respaldo probatorio y trazabilidad de alto nivel.
En un plan Estándar de firmas electrónicas de Sign encontrarás todas las ventajas y beneficios del Plan Free además de:
- Se añade la comunicación certificada (notificaciones electrónicas eIDAS homólogas al burofax). Determinante en gran cantidad de industrias.
- Creación de formularios a través de campos personalizados en todos los documentos. Esto puede realizarse a través de plantillas para aumentar la productividad con el uso de la plataforma.
- Programaciones de envíos y workflows secuenciales de firmas electrónicas.
- Envío de solicitudes de firmas electrónicas a través de SMS o con generación de QRs.
- Función de observador en un proceso de firma y caducidades del documento o la petición.
- Funcionalidades de la plataforma condicionadas a unidades extendidas, como mayor tamaño de documento o páginas.
- 5 años de custodia del documento por un partner RegTech oficial.
Así, el plan estándar (el primero de los planes de pago de Tecalis Sign) de firmas electrónicas Tecalis mejora la productividad y facilita las tareas de los empleados destacando como funcionalidad principal la firma electrónica avanzada: un modelo que en la mayoría de los otros players de firmas electrónicas sólo está disponible a partir de planes superiores.
Plan Business: PYMES y negocios de alto crecimiento
El plan Premium de firmas electrónicas en Sign tiene como objetivo dar respuesta a las necesidades de negocios cuya actividad no sería posible sin el ejercicio de la firma electrónica o a empresas que deseen utilizarla para hacer más negocio a un coste inferior.
Este plan incluye funcionalidades que los usuarios de los diferentes departamentos de las empresas utilizan para ser más rápidos y firmar contratos con un nivel de riesgo medio o alto. Por ello, aquí podemos encontrar los ocho tipos de firmas electrónicas que ofrece el proveedor, de tal manera que cada operación sea adaptada al caso de uso que aplica.
El plan Premium de firmas electrónicas de Sign incluye todas las funcionalidades y aspectos del Plan Estándar así como otras opciones avanzadas para impulsar el crecimiento de negocios de todas las industrias:
- Verificación del firmante mediante documentación oficial de identidad (con inclusión o mediante recogida con sistema OCR). Imprescindible para casos de uso avanzados y contratos de alto riesgo.
- Alis GPT, el generador automatizado de documentos y contratos inteligente basado en las tecnologías de IA más avanzadas (modelo de lenguaje generativo especializado). Incluye un editor que puede usarse para estructurar el documento creado o la posibilidad de exportarlo para editarlo en otra aplicación de la preferencia del usuario y volverlo a cargar en la plataforma para su envío.
- Capacidad para añadir equipos y más de un único usuario.
- Envíos masivos y automatizados a bases de datos de la compañía.
- Personalización de marca con el branding de la empresa y su logo además de otras opciones de integración con la interfaz del negocio.
- Soporte SLA de nivel superior con disponibilidad de la plataforma preferente.
- Incrustación de documentos adjuntos en el mismo email y la posibilidad del envío de sobres para su firma en un único proceso.
- Firma OTP y gestor de certificados digitales.
- Verificación Know Your Customer (KYC/AML6) del firmante con prueba de vida fehaciente para, por ejemplo, apertura de cuenta bancaria, contratos con componente financiero y demás casos de uso de alto nivel de riesgo.
- APP móvil para firma presencial en el negocio mediante notificaciones push.
- Permite solicitar pagos, almacenar datos y construir un modelo escalable de negocio.
- Delegación de firma y plataforma de colaboración entre firmantes con módulo de comentarios, cambios y versionado de documentos hasta la firma final.
Este plan maximiza las posibilidades de un negocio permitiéndole habilitar nuevos casos de uso como la contratación en remoto, evitando que los usuarios se desplacen hasta una ubicación física para verificar su identidad. Con el plan Premium de firmas electrónicas los negocios pueden contar con un partner legal y tecnológico que sella todas sus operaciones conforme a los requisitos técnicos y jurídicos más exigentes al mismo tiempo que reduce al mínimo el tiempo que necesitarán los empleados de todas las áreas (ventas, operaciones, recursos humanos, compras…) para realizar sus tareas.
Opciones Enterprise superiores y ofertas personalizadas: Grandes empresas
Para necesidades más complejas de contratación y modelos específicos, especialmente en lo que respecta a los volúmenes de firmas electrónicas, se indican las opciones superiores. Para ello, se recomienda a los clientes que crean que su compañía necesita obtener una oferta ad-hoc por la naturaleza de su actividad o por el número de firmas electrónicas mensuales/anuales que va a hacer contactar directamente con los expertos del proveedor de servicios de confianza.
En este modelo, ya no hablamos de una suscripción al uso o un plan, sino de una configuración hecha a medida para un cliente que precisa de mayores capacidades. Con herramientas específicas de administración, la integración nativa en los sistemas y canales propios del negocio, y los flujos de trabajo avanzado con desencadenadores activados por tecnologías RPA, los negocios líderes de todas las industrias son capaces de impulsar su actividad y mejorar KPIs en todas las áreas gracias a las firmas electrónicas.
Las configuraciones Enterprise de firmas electrónicas de Sign cuentan con todas las capacidades, herramientas y características del Plan Premium así como integraciones ad-hoc y otras funcionalidades:
- Volúmenes personalizados de firmas electrónicas a un precio competitivo.
- Usuarios únicos por equipos o áreas.
- Respaldo normativo absoluto en configuraciones dinámicas por tipo de operación en el negocio y de usuario.
- Plantillas ilimitadas, firmas simples ilimitadas, nivel máximo de soporte y un account manager o equipo destinado a trabajar en el proyecto.
- Integración API en todos los canales digitales, telemáticos y presenciales del negocio en cualquier dispositivo, SO y sistema propio o de terceros.
- Comportamientos personalizados gracias a tecnologías de IA Robot Process Automation.
- El máximo nivel y cuantía en configuraciones que dependen de unidades.
Consulta todos los planes de pago de Tecalis Sign y sus funcionalidades o contacta directamente con nosotros para trasladarnos tus preguntas y analizar junto a nuestros expertos sin ningún coste qué opciones se ajustan más según el día a día de tu negocio y tus equipos.
