Qué es el proctoring: exámenes online y evaluación con garantías

El proctoring ha cambiado el elearning para siempre. La educación a distancia ha dejado de ser una alternativa para convertirse en el método educativo más demandado en la actualidad en ciertos niveles de educación y para determinados modelos de formación y otras empresas de certificación y evaluación de competencias.

La labor docente ha experimentado un gran cambio en la última década, especialmente en los últimos años debido a la situación sanitaria. La educación y formación online han supuesto durante estos dos últimos la única forma viable de impartir contenidos con seguridad.

Más allá de situaciones excepcionales, la formación online lleva mucho tiempo con nosotros. El reto ahora reside en diseñar plataformas de enseñanza ágiles y garantistas para, de una vez por todas, situar a la educación y formación online al mismo nivel que la presencial.

Esto ya es posible y las herramientas digitales EdTech diseñadas para el sector educativo y de formación están consiguiendo que empresas e instituciones de todo tipo crezcan y sean reconocidas al nivel de las tradicionales e incluso mayor. Desde estrategias de formación virtual en línea hasta soluciones educativas disruptivas pasando por exámenes para oposiciones en la administración pública o consultoras de recursos humanos, la formación, capacitación y la educación online son una realidad garantista.

Gran parte de este reconocimiento reside en la capacidad de sus plataformas para crear un entorno seguro y fiable en el que aprender y examinarse. Es aquí donde el proctoring nace como respuesta a los retos que anteriormente alejaban al elearning de la confianza esperada.

¿Qué significa proctoring?

Proctoring, del inglés “Proctor” (Vigilar), es el término utilizado para hacer referencia a los controles de supervisión realizados durante un examen online. Aunque su uso se encuentra generalmente dirigido a la vigilancia en sí, el término proctoring también se utiliza para referirse a plataformas integrales de examinación online, y no únicamente a la acción de supervisión.

De esta forma, podemos decir que el proctoring es un conjunto de herramientas enfocadas en el adecuado desarrollo de un proceso de evaluación o examinación en remoto. De entre estas herramientas destacan aquellas dedicadas a evitar, por ejemplo, la suplantación de identidad, que los alumnos copien o que estos estén distraídos.

Las herramientas de proctoring, como veníamos avanzando, pueden ir desde un simple control por cámara en el que un profesor revisa que el alumno esté realizando el examen online sin distracciones o copiando hasta plataformas integrales donde realizar el examen y que incluyen inteligencia artificial para seguir la vista del examinado.

Por ejemplo, en muchas universidades o de cara a las examinaciones en oposiciones, se exige que los alumnos tengan en todo momento su documento de identidad encima de la mesa y firmen el examen en la última hoja. Esto asegura que la persona que está realizando el examen es quien dice ser, siendo el profesor quien comprueba que el rostro, nombre y firma se corresponden.

El proctoring viene a ser una solución digital a este problema en los entornos de exámenes online. Bajo estas condiciones, en remoto y utilizando un dispositivo que no suele pertenecer a la organización, controlar el fraude de identidad o evitar que los alumnos copien o realicen cualquier actividad fraudulenta durante el examen es mucho más complicado.

Empresas de formación o instituciones educativas

Pudiera parecer que las herramientas de proctoring sólo están al alcance de las grandes empresas o, por otro lado, que estas sólo tienen sentido en universidades e instituciones educativas respaldadas por la administración pública. Sin embargo, las mejores soluciones son capaces de adaptarse a cada caso de uso y tipo de organización.

Aquí, surgen dos conceptos clave a tener en cuenta de cara a elegir qué proctoring debemos contratar:

• Escalabilidad: Las soluciones de proctoring escalables se adaptan a las necesidades de exámenes online de las empresas e instituciones educativas. Son un modelo que funciona en base al número de estudiantes que realizan test de evaluación. Son las más adecuadas para, por ejemplo, cursos de formación en las empresas.
• Holismo: Las soluciones con perspectiva holística cubren el ciclo completo de examinación del estudiante, desde el antes, hasta el durante y el después. Estas soluciones integrales suelen incluir herramientas ya no sólo para la vigilancia, sino para la realización del examen.

Contar con un partner digitalizador capaz de ofrecer ambas soluciones y crear una oferta personalizada es el seguro para sacar partido al proctoring sin dejar de lado ningún aspecto relevante para las necesidades de la organización y de los alumnos.

Aplicaciones del proctoring

Muchos se preguntan cuáles son los usos clave del proctoring y, como hemos visto, este puede adaptarse a cualquier tipo de enseñanza:

• Agencias de certificación: De esta forma pueden ampliar su negocio permitiendo las evaluaciones en remoto y siendo más competitivos al abaratar los costes por no necesitar centros de prueba. Del mismo modo, pueden expandirse a cualquier mercado y expedir certificaciones sin problema de cara a las auditorías.
• Empresas de formación para empleados: Tanto para los departamentos de talento y recursos humanos de las compañías como para aquellas especializadas en formación para empresas el proctoring es necesario dadas las dinámicas de las organizaciones en la actualidad.
• Prevención de Riesgos Laborales: Las formaciones y certificaciones necesarias para los empleados y obligatorias en materia de PRL deben obtenerse bajo un sistema garantista de cara a posibles auditorías.
• Proveedores de evaluación: Estas empresas especializadas sólo serán competitivas a día de hoy si cuentan con un partner de tecnología proctoring que integre sus controles en sus sistemas de evaluación.
• eLearning: Plataformas de aprendizaje online de pago o gratuitas como escuelas de cursos, masters, MicroDegrees o los MOOC. El proctoring aportará un respaldo crucial al reconocimiento de sus certificaciones privadas, así como si tienen partners certificadores como universidades.
• Universidades públicas y privadas: Tanto para formación presencial como online o mixta, las aplicaciones del proctoring en estas instituciones educativas ahorran tiempo, recursos y dan garantías para seguir siendo instituciones reputadas.
• Institutos: Especialmente en el bachillerato y para pruebas de idiomas que expedirán certificados.

Tipos de proctoring

No todas las soluciones son en absoluto iguales. Existen muchas formas de abordar la examinación online y de entender qué debería ser un software de proctoring completo. En función de su alcance, de las herramientas adicionales incluidas o del tipo de tecnología en el que se apoya podemos hablar de distintos tipos de sistemas.

En cualquier caso, en líneas generales la categorización más habitual del proctoring se basa principalmente en el tipo de supervisión que se realiza sobre el alumno que está realizando un examen o test online:

1. Supervisión humana continua: En este tipo de proctoring un supervisor humano realiza a través de una cámara la supervisión de tal manera que se haría de una forma similar a la supervisión hecha por un profesor en un aula. Lo habitual es que un único supervisor pudiera encargarse de atender a entre 16 y 32 alumnos al mismo tiempo.
2. Supervisión diferida bajo registro: Aquí, un sistema de audio y vídeo registrará el examen, el cual será sellado al final de la prueba junto con la grabación. Este modelo se basa esencialmente en su capacidad de disuasión ya que aunque la grabación podrá consultarse en cualquier momento posterior al examen, estas sólo suelen comprobarse en caso de sospechas muy evidentes.
3. Supervisión automatizada completa: Estos sistemas utilizan toda la capacidad tecnológica disponible para realizar una supervisión en tiempo real con controles superiores y más exhaustivos a los de la supervisión humana contínua sin necesidad de supervisión constante por una persona.

Un sistema mixto y capaz de adaptarse a los profesores y alumnos así como al test o examen en curso en función de la materia o de la evaluación a realizar será el software de proctoring considerado más versátil y, por ende, más completo y garantista.

Algunos optarán por un modelo más humano y cercano con la supervisión humana contínua y otros por la eficiencia y optimización de costes y agilidad que otorgan los de automatización completa. Los mejores partners EdTech son capaces de moldear sus plataformas para adaptarlas a cada caso de uso y permitir a la organización educativa elegir el modelo que necesitan en cada momento.

La contratación de un sistema de supervisión de exámenes online puede ser compleja, pero se aceptará si el proveedor ofrece una fácil integración sin instalaciones ni extensiones complejas que generen fricción y complicaciones tanto al estudiante como a los equipos de IT de las organizaciones. 

En cuanto al modelo de contratación, existen licencias por examen para aplicar en pruebas estandarizadas y certificaciones puntuales, licencias por usuario para evaluar a un mismo estudiante durante periodos prolongados o integraciones pay-per use dotando de un sistema que los equipos integren en los campus virtuales a través de API.

Tecnologías de vanguardia que hacen posible los exámenes online

Los sistemas de supervisión automatizada completa son aquellos capaces de exprimir todas las ventajas y beneficios del proctoring. En concreto, han demostrado incrementar la productividad de las empresas e instituciones educativas y de los departamentos de recursos humanos y reducir sus costes operativos.

Las tecnologías más avanzadas se adaptan a las mejores soluciones de proctoring para hacerlo más capaz, seguro, eficaz y autónomo. Se suelen diferenciar por el tipo de filtro escogido por la plataforma evaluadora: de imagen, audio, acciones, objetos, ubicación, combinados…

• Documento probatorio de la evaluación: Generar informes de auditorías es crucial para certificaciones oficiales y pruebas de capacitación de cara a la administración pública y el reconocimiento de licencias. Se genera un documento completo con el examen, sus respuestas, la identidad del estudiante y los eventos ocurridos durante la prueba. Se firma la prueba y queda evidencia para ser utilizada en caso de que se necesitara.
• Autenticación reforzada a plataformas y registro: El acceso previo a las plataformas donde tienen lugar los exámenes online debe realizarse de forma segura y con una estrategia de múltiples factores para evitar cualquier riesgo.
• Reconocimiento facial y biometría: Gracias a las cámaras de los portátiles o instaladas en los equipos en los que se va a realizar la prueba la una inteligencia artificial revisa al estudiante y qué está haciendo, avisando a un profesor o responsable en caso de que se distraiga o se detecte algún intento de copia. En caso de que el equipo no disponga de una cámara, se puede vincular la plataforma con un segundo dispositivo como un móvil para que sea su cámara la que realice la supervisión. Estos sistemas analizan tanto al estudiante como a su entorno, detectando cualquier tipo de fraude en los exámenes con total precisión como pinganillos, voces de fondo, terceras personas u otros dispositivos en los que se pueda estar fijando. Aunque estos no aparezcan en la grabación, se tendrá en cuenta el brillo de su pantalla reflejado u otros aspectos para detectar con precisión intentos de trampa en los exámenes online.
• Registro de acciones en pantalla: Con pantalla compartida, el estudiante no tendrá permitido cambiar de ventana o pestaña del navegador para ver otros contenidos, asegurando que lo que responde es conocimiento adquirido. Las mejores soluciones no sólo permiten exámenes tipo test, sino también la resolución de problemas matemáticos en pizarras digitales o la redacción de textos, detectando copias y plagios.
• Avisos a un supervisor humano: Pueden configurarse los tipos de avisos que deben darse y cuándo se considerarán que son lo suficientemente graves como para paralizar un examen. Los sistemas pueden alertar a un profesor o supervisor cualificado a su dispositivo y conectarle automáticamente por videoconferencia con el examinado.
• Firma electrónica del examen: Tras el examen, el estudiante lo firmará y validará la autorización para revisar lo sucedido durante toda la prueba, dando fé.
• Verificación de documentos de identidad: En un examen presencial, es fácil que un documento falsificado pase desapercibido para un profesor. Las mejores herramientas de proctoring son capaces de detectar documentación falseada con una precisión superior.
• Videoconferencia: Para los sistemas de supervisión humana continua, contar con un sistema de videollamada fácilmente integrado dentro de la plataforma de evaluación es la diferencia entre un examen ágil con una experiencia de 10 para el estudiante frente a modelos con fricción y complicaciones.

El uso y aplicación de estas tecnologías para los controles anti-fraude en los exámenes online dota de una validez superior a las pruebas evaluatorias y de capacitación. Esto, a su vez, respalda la obtención de los certificados y aumenta la reputación de los centros educativos y de formación ya no sólo por su compromiso con una formación online garantista y asegurada sino también por su modelo innovador a nivel tecnológico.

El proveedor de estas tecnologías deberá asesorar y realizar un análisis pormenorizado junto a la empresa contratante para indicar qué combinación de ellas es la más adecuada para la organización o institución educativa. Todo dependerá de los riesgos de fraude, del tipo de evaluaciones, tests o exámenes e incluso de la predisposición de los públicos a que existan según qué controles.

Otras tecnologías para el sector educativo y de formación

El onboarding digital ha demostrado cómo instituciones y empresas de la educación han sido capaces de ver aumentado su crecimiento y reducido sus costes. Las empresas de educación online ven reducida su capacidad de adquisición de nuevos estudiantes por complejos procesos de incorporación y registro en sus plataformas.

El proceso conocido como KYC (Know Your Customer) se transforma en el llamado Know Your Student (KYS), el cual verifica la identidad del estudiante antes de la incorporación a la plataforma educativa para evitar todo tipo de riesgo y fraude al mismo tiempo que validará con más respaldo todas las acciones del estudiante en la plataforma, dando mayor capacidad y garantías a sus resultados y las verificaciones obtenidas, evitando procesos de verificación ulteriores, pues en este primero se registraron todos los datos necesarios para las operaciones delicadas posteriores.

La comunicación certificada ha resultado ser la respuesta ante cambios en fechas y horarios de examinación pero también ante situaciones tan delicadas como modificaciones en matriculaciones o tarifas escolares así como otro tipo de comunicaciones a los estudiantes y con proveedores.

La automatización y los softwares de RPA han conseguido reducir costes, optimizar procesos y minimizar tiempos en todo tipo de empresas y organizaciones del sector educativo y de la formación con foco tanto en los estudiantes y profesores como en el resto del personal y operaciones de las compañías e instituciones.

Cómo evitar el fraude en los exámenes online

Las malas prácticas susceptibles de ocurrir durante los exámenes y evaluaciones online minan la credibilidad y el respaldo de la formación a distancia. La falta de vigilancia provoca la proliferación de engaños y trampas durante la educación en remoto, algo que, como hemos visto, se está evitando gracias a la tecnología.

Hay ciertas consideraciones a tener en cuenta a la hora de establecer las pautas para el desarrollo de exámenes en línea que ayudarán a prevenir cualquier tipo de fraude. Entre ellas destacan la utilización de determinados sistemas operativos, navegadores y dispositivos. Sin embargo, dar acceso a los alumnos al elearning abierto tiene como base el poder hacerlo desde cualquier tipo de dispositivo, por eso no debemos condicionar en este sentido, sino hacer las plataformas y los controles de proctoring aptos para funcionar en entornos cross-channel.

Diseñar un flujo seguro a lo largo de todo el ciclo del estudiante garantizará la no comisión de fraudes. Así, empezando por un onboarding digital adecuado, continuando con una autenticación reforzada (SCA) y sellando los datos con blockchain en un sistema end-to-end durante las interacciones del estudiante en la plataforma disuadiremos y aportaremos seguridad a partes iguales.

Añadir temporizadores en cada pregunta permitirá a los estudiantes focalizarse y disuadirles de la copia. Si bien es beneficioso permitirles saltar de una pregunta a otra, el contador estará en marcha mientras estén respondiendo una pregunta concreta, paralizándose cuando salten a otra.

Seguridad y legalidad del proctoring

Dados los controles tan exhaustivos que se llevan a cabo durante una examinación online por las herramientas de proctoring, muchos se han preguntado sobre la legalidad y el encaje de esta metodología con las normativas de privacidad y de protección de datos.

Los partner de tecnología expertos RegTech tienen en cuenta el marco regulatorio de cara a desarrollar sus soluciones. Del mismo modo, estos deben analizar cómo afecta y la forma en la que debe darse la integración de sistemas de proctoring en el marco educativo o de formación concreto.

¿Es el proctoring legal?

La respuesta es rotunda: sí. El proctoring sí es legal siempre y cuando se respeten las normas fijadas por los reglamentos de protección de datos y leyes de privacidad de los usuarios. 

La recopilación de los datos personales de candidatos, empleados o estudiantes de cara a una prueba de evaluación online y todos aquellos que se generan durante esta deben ser tratados conforme a la ley, informar al usuario de cómo se van a realizar y facilitar posibilidades de desistimiento.

Al establecer la primera relación con el estudiante, este concederá consentimiento y será siempre informado de la metodología de examinación y cómo el software de proctoring recopila y trata información tanto de vídeo como de uso del sistema de evaluación y demás elementos.

Siempre que se ofrezca al usuario la posibilidad de acceder en cualquier momento a todo lo almacenado, a sus datos personales, a exigir tanto el borrado como la rectificación y cancelar los consentimientos el proctoring es totalmente legal y seguro para ambas partes. Del mismo modo, establecer procesos digitalizados para impedir que esta información recopilada o las grabaciones sean utilizadas para otros fines no académicos es la solución a las posibles dudas sobre la legalidad del proctoring.

Los proveedores de tecnología EdTech con foco en la regulación son capaces de ofrecer soluciones que gestionan esto por la institución o empresa educativa, liberándola de responsabilidad y encargándose ellos del almacenamiento y gestión de los datos.